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第三只眼睛看内审


第三只眼看内审

编辑:冶金质量网 来自:《中国质量报》 [字号 大 中 小] 时间:2009-8-13 浏览:148 字号

管理体系的内部审核是管理体系运行的必须要求,内部审核作为公司管理状况的一 次自我检查,是对公司管理状况的一种监视和测量,是为公司的管理提供改进机会的一 个过程,但由于管理体系认证的市场化,内审对企业来说似乎变成了一

种形式和负担。 每年两次审核投入的大量的时间和精力,似乎并没有为公司管理水平的提高提供多少帮 助。 面对这些问题,内审员作为公司管理体系运行情况的监视和测量者,不得不思考自 己的监视和测量行为是不是流于形式?公司通过选拔、培养后,赋予我们的这种责任和 义务,我们是否尽职了?我们是否在应用所学的管理体系知识来促进了公司管理的逐步 完善?每次审核后我们是否能给公司一份增值的审核报告或一份有价值的企业“诊断 书”,当我们对这些问题进行思考时,我们不得不用第三只眼来审视审核活动。 文件的审核 对文件的审核是必不可少的,因为文件表现的是一个组织对过程策划的结果,但对 文件的审核不能仅表现在文件的有无,是否受控,是否批准、发布等表面和程序的东西, 更应该关注文件策划的有效性和可行性。有效性是关注文件策划的依据是否充分,比如 法律法规的要求是否满足,顾客的要求是否满足,和公司的其他文件有没有冲突等相关 方面;可行性是关注策划的过程是否可行,组织能否达到规定的要求,不能因为有记录 就算达到了,主要看实际是否有能力达到,达不到有没有更好的解决方式,作为内审并 非要挑别人多少毛病,而是运用体系管理的知识帮助一个组织去改进管理。所以内审应 运用我们对企业有更深了解的优势,去运用管理体系的管理思想帮助一个组织去规范管 理、提高管理,而不是看一个组织形式上有没有按管理体系要求去做。 记录的审核 记录作为文件的一种形式,是提供客观证据、重复性、可追溯性、数据分析的原始 资料,是提供改进机会的活动,其自身的形成并不是目的,应是一项增值活动,但内审 员面对的记录更多似乎是一种负担和形式上的应付。审核过程中如果过多关注记录的有 无,就会影响到对体系真正运行结果的判断,所以对记录的审核要从两方面看:一是记 录的必要性,要明白记录的目的是做什么用,不能说每个过程都必须记录,应帮助受审 核部门对记录的必要性进行更正;二是记录的真实性,很多公司为迎合外审、内审或客 户的检查,通常会做一部分假记录,并将其视为工作需要,所以审核过程要关注实际过 程的记录是否具增值价值,这就需要看体系运行的结果到底如何,而没有必要在一些应

付外部审核或官方检查的记录上过多浪费时间。 组织的运行 管理体系作为管理的一种工具,强调的是过程方法,所以策划管理体系过程时,就 应站在增值的角度去设计每一个过程,因此管理体系运行的好坏从一个组织的运行效率 和效益就可得出结论。如果管理体系策划的很全面,文件做的很规范,记录做的也很好, 但组织运行效率很低、效益很差的话,可以说你的管理体系是一个失败的体系,因为它 根本没有给你增值,所以审核中也不要硬套标准去审核。关注一下一个组织的运行效率 和效益,可以从更高层面上去理解管理体系的精髓。 内容的改进 数据分析是在审核中比较容易忽视的内容,其实从管理体系上来看,数据分析应是 改进条款中比较重要的一个要求,因为数据分析带来的是最客观的改进证据,所以审核 中应关注组织的数据分析活动的开展情况,而数据分析也不是简单的应用几种统计方法 就算做好了,更应该关注数据分析能带来的体系上的改进内容,对下一步的工作能提供 多少指导作用。 顾客的关注 企业依赖于顾客而存在,所以在管理体系中的 8 项原则中,第一条就是以顾客为关注焦点。 对顾客的关注形式有很多种, 其中对顾客满意度的调查应是很重要的一项, 而对顾客的关注 也不能仅停留在外部顾客, 因为一些公司的性质决定了内部顾客同等重要。 以往审核主要就 是看对顾客满意度调查了没有,有没有调查表,有没有进行统计,而缺少对顾客满意度分析 后改进的进行, 而这些后续的改进也正是管理体系关注顾客的真正目的, 所以审核中关注组 织对顾客满意度的调查,更应关注对顾客满意度调查的应用。 管理体系内部审核要想做好,是一项很有挑战性的工作,不仅需要对管理体系的学习理 解,还要有责任心,有发现问题的能力,关键要理解管理体系的真实作用,它就是一种管理 工具软件, 而审核的过程也就是看被审核方对这个工具的理解和应用的深度有多少, 看被审 核方的管理效益如何。(李景伟)


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