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新影响你提高效率的七件事


文 / CamMi Pham 译者 / SherryMoon 当我 17 岁时,常常一天工作学习 20 小时左右。我利用课间完成作业,晚上则去管理一个公 益组织。那时付出的努力给了我无数参加全国性活动的机会,可以与最好的组织合作,收获 成功的事业。随着年龄的增长,我开始有了不同的想法。我意识到,加倍努力并不总是通向 成功的正确途径。有时候少做一点,会有更好的结果。 比如说,一个企业一直工作不休息,就算如此,也无法保证它从成千上万的竞争者中脱颖而 出。时间是一种有限资源。一位企业家可以一天工作 24 小时,一周工作 7 天(任何人所能 工作的最大时长) 。 竞争对手总能在同样的项目上投入更多的时间、 资金, 组建更大的团队。 那么,为什么有些小型创业公司却完成了许多大企业未能做到的事呢?Facebook 花费 10 亿 美元收购图片分享应用 Instagram, 而这家公司只有 13 名员工!Snapchat,一个拥有 30 名员 工的年轻创业公司,拒绝了科技巨头 Facebook 和 Google 的收购。当然,他们的成功一部分 是依靠运气——其余则源自效率。 成功的关键不在于勤奋与否,而在灵活与否。 忙碌和高效有着天壤之别。忙碌并不代表高效率。高效更多在于你如何管理自己的精力,而 非如何管理自己的时间。它是一生的功课。我们要学会如何用最少的精力获取最大的效益。 我很庆幸自己能在 Filemobile 这样优秀的团队工作。在这里,大家会向我示范高效做事的方 法, 也会帮助我整理事情的优先顺序。 我学会将我的工作时间由每周 80 小时缩减为 40 小时, 并且在此过程中能够完成更多的工作。换言之,少即是多。 我通过停止做这 7 件事,来提高我的效率。 1.不再加班。 你是否曾想过每周 40 小时的工作时间是从哪来的呢?在 1926 年, 美国实业家、 福特汽车公 司的创始人亨利· 福特(Henry Ford)进行了一系列实验,实验结果很有趣:当你把你的每日 工作时长由 10 小时减少为 8 小时,把每周工作时间由 6 天缩短至 5 天时,你的生产力会有 所提高。 来源:利用已发布的图表(《事实还是谎言?》)来计算由于加班而损失的生产力 无论从长期还是短期来看,工作时间越长,工作效率和效益就越低。1980 年,商业圆桌会 议(The Business Roundtable)发布一篇名为《制定好的加班时间对建设项目的影响》 (Scheduled Overtime Effect on Construction Projects)的报告。 如果队伍成员持续 2 个多月,每周工作 60 小时或更长时间,那么生产力会不断下降,从而 无法按时完工,其需要的时间会超过由相同规模但一周工作 40 小时的队伍所需的时间。

在 AlterNet 网站的一篇文章里,编辑萨拉· 罗宾逊(Sara Robinson)引用了美国军队所进行 的一项研究,该研究表明:“每晚失去一小时的睡眠时间会导致认知水平下降的程度,相当 于 0.10 的血液酒精浓度(blood alcohol level)所引起的认知水平下降程度”。你或许会因醉 酒上班而被解雇,但提拔一个熬夜加班的人却被认为是可以接受的。 先不说你昨晚通宵后要怎么继续你的一天, 你已经不大可能仍对这个世界感到特别的愉快和 欢乐。由过度疲惫所导致的低落情绪会让你比平时更消极。比消极情绪更糟糕的是,这种心 态常常伴随着积极思考和行动的意愿的降低、控制冲动能力的下降、自信度降低、同情心的 减少、以及情商的降低。(来源:《睡眠的神秘世界:休息中的大脑的惊人科学事实》) 想保持高水平的战斗力,别当加班狂魔了,去睡个好觉吧。下次你也别纠结为什么工作效率 不高了,原因很简单,因为你就是那 70%的睡眠不足人群中的一员。 你知道吗? 列奥纳多?达?芬奇白天打盹儿很多次,晚上睡得较少。 法国国王拿破仑爱打盹儿,天天都眯一会儿,还不害臊。 尽管托马斯?爱迪生为自己的小睡习惯感到尴尬,他还是每日例行他的惯例。 富兰克林?D?罗斯福总统的妻子过去常常在演讲前小睡一会,养精蓄锐。 “唱歌牛仔”吉恩?奥特里(Gene Autry)在表演前总会在他的化妆间睡一小会儿。 约翰?f?肯尼迪总统在床上吃午饭,然后小睡一会儿——每天都是! 石油实业家、慈善家约翰?戴维森?洛克菲勒(John D. Rockefeller)每天下午在办公室小憩。 温斯顿?丘吉尔的午后小憩是雷打不动的。他认为小憩能让他每天完成两倍的事情。 总统林顿?约翰逊每天下午三点半会小睡来将他的一天分为 2 段。 尽管备受指责,总统罗纳德?里根也是以小睡闻名哒。

——来源:《你应该每天小憩的 5 个原因》——迈克尔?海特(Michael Hyatt) 自从我开始每天至少睡 7 到 8 小时, 我就在我的私人笔记里留意到一个变化: 我变得更有有 效率了,比起之前一天工作 16 小时的成果,我现在能完成更多的工作。谁又能料到睡眠对 市场营销者来说是如此之好的工具呢?

2. 不要太常说“Yes” 根据帕累托原理(Pareto Principle),80%的成果来自于你 20%的付出;而 20%的成果会消 耗 80%的付出。与其更努力工作,我们不如就把注意力首先放在产生 80%成果的那部分努 力上,放弃剩余的部分好了。这样我们将会有更多时间去关注更重要的事。我们不应该对那 些很少产生成果或者几乎没有成果的任务说“yes”了。 “Thedifference between successful people and very successful people isthat very successful people say “no” to almosteverything.”?—?Warren Buffet. “成功的人与非常成功的人的区别在于,非常成功的人几乎对所有事情都说?不?。”——沃 伦· 巴菲特 这就引出了一个问题:你应该对什么说“是”,又应该对什么说“不”呢?如果你无法推测某件 事是否值得你去花时间,那么考虑进行一个简单的分离测试(splittest)。追踪你做的每一 件事,尽可能优化它。 大多数人常说“是”,因为这比说“不”要简单得多。没有人想当坏人呐! 2012 年《消费者调查》(Consumer Research)杂志上发表的一份研究里,研究人员将 120 名学生分为 2 组。一组被训练去用“Ican't”,而另一组则使用“I don't”。结果很有意思: 那些告诉自己“I can't eatX”的学生,有 61%的时间会选择吃巧克力棒。而说“I don't eat X”的 学生仅 36%的时间会吃巧克力糖。措辞上的小小的改变,显著地提高了人们选择健康食物 的几率(下次记得少应承,多说“我不想”) 另一个避免做那些没有价值的事情的窍门是:20 秒规则:在开始这些事情前,拖延 20 秒。 为建立良好习惯,要减少启动拖延;同时为坏习惯设立启动障碍。我们越能降低甚至消除的 激活能,就越能提高我们落实积极改变的能力。来源:《幸福的好处:助职场成功、提高工 作表现的 7 个积极心理学原则》 3. 别事必躬亲,找人帮帮忙 在我事业的某个阶段,我管理着一家大型社团,力不从心。我试图让自己做所有的事情。我 疲惫不堪,可最后社区自行运营得也很好。令人惊讶的是,成员们工作比我以往做的更加出 色。我领会到集体的力量,也理解了品牌需要用户去生成内容。 消费者比市场营销人员更了解他们想要什么,如何得到。不知大家是否了解到,据 Octoly 统计,在 YouTube 上,用户制作的视频比品牌制作的视频点击量高 10 倍。当搜索一个特定

品牌的信息时,超过一半(51%)的美国人更信任用户生成的内容,而非品牌网站(16%)、 或者报道品牌的媒体(14%)。对市场营销人来说,敞开心扉向社区寻求帮助十分重要。 来源:《在 YouTube 上免费媒体排名》——Octoly 做一个优秀的内容营销人员不在于能否制造最好的产品, 而在于能否组建一个能够生产高质 量产品的团队。 意识到我们可以寻求帮助,这点非常重要。我们不可能独自做完所有事情。最好的办法是让 更能胜任此事的人去分担你的一部分任务。 这会使你拥有更多时间关注最重要的任务。 与其 浪费时间靠自己琢磨,不如找个专家帮帮你。 很多时候,就算你的朋友帮不了你,但有他们在身边你会更有效率。 仅仅需要有朋友在身边,就可以让你提高生产力。“注意力缺陷多动症(ADHD)的治疗里 有一个概念叫?替补?(body double),”来自马萨诸塞州伍斯特大学的临床神经心理学家、 哲学博士大卫· 诺埃尔(David Nowell)说,“当有其他人在旁边时,即使并没有得到他人指 导或是协助,难于自控的人们仍可以完成更多东西。”如果你要完成一个无聊或是有难度的 任务,比如清理衣橱或者整理纳税时需要的收据,那就找一个朋友来做你的“替补”吧!(来 源:《朋友的影响:朋友造就我们的惊人方式》) 4. 别再做完美主义者 “我们发现完美主义使专家在研究中效率低下。越力求完美,他就越低效,”达尔豪斯大学心 理学教授博士西门· 雪莉(Simon Sherry)在进行了一项关于完美主义和生产力的研究后,这 样告知《大学事务》(University Affairs)杂志。博士雪莉发现完美主义程度和效率之间呈 稳定的负相关。 与完美主义者相关的一些问题如下: l 他们花费比实际需要更多的时间来完成任务。 l 他们拖延并等待最佳时机。但在商业中,当这个时刻到来时,就已经太晚了。 l 因为他们太专注于细节,就错过了对全局的构想。 市场营销员常常等待完美时机。这样做,他们终将错失时机。 完美时机就是现在。 5. 别再做重复的工作,让它自动化

根据 Tethys Solutions 的一份调查研究,一个 5 人的团队,经过 2 个月生产力的提高之后,5 个成员将他们在重复的工作上花费的 3%、20%、25%、30%和 70% 的时间分别减少到 3%、 10%、15%、15%和 10%。 来源:《使用自动化软件提高商业生产力和竞争力》——Tethys Solutions 一周前,我用 15 分钟写了一个基本的 Python 程序。想法是在 Ruby bot 获取的 Twitter 应用 界面的数据中生成出内容,然后用 Hootsuite 来成批整合。这曾需要我花一整天的时间来完 成,现在我仅需要不到 5 分钟。如今,每当我需要做一些反复(多于 5 次)的工作时,我会 问自己能否找到一个程序帮我完成它。 你无须成为一个程序员来自动化你的重复任务。 有技能或者资源固然是好事, 但不是必须的。 如果你自己做不了,那就花钱买吧。 人们常常忘记时间就是金钱。人们自己动手做事,因为这样方便又无需调研。在 Instagram 上很轻易就能处理掉 30 张用户自定义图像。 但若你要管理 5 个不同平台上的 3000 张照片和 视频,你就需要一个好的数字资源管理软件了。在 Filemobile 上,我们帮主人们解决这个问 题,生成更多的用户生成内容。就像管理富媒体一样,你可以上网买一个软件来解决几乎所 有问题。 如果你仍找不到解决办法,那你可以聘请一个专家来帮你。记住,花钱是为了赚钱,时间是 你最有价值的商品。 给市场营销者的贴士:查找 GitHub 或 Googleapp scripte library 。往往很多时候,你会找到 几乎无需任何编程知识的免费即用型开源代码。 6. 别再瞎猜了,开始用数据支撑你的决策吧 如果你可以优化搜索引擎网站,你就可以优化你的生活,发现并发挥你最大的潜能。 网上存在许多研究结果,可以提供各个领域的答案。例如,你知道大多数人最容易在下午 4 点精力分散吗?这个随机统计数据来自宾夕法尼亚州立大学的心理学副教授罗伯特?马丘克 (Robert Matchock)的最近一项调查研究。就算找不到你需要的数据,做一次分离测试也不 会占你太多时间。 比如,上周我们做了一些测试去寻找优化 Twitterin-stream preview 的最佳方法。 不停问自己要如何衡量和优化你所做的所有事情。 7. 停下工作,留时间放空

很多人没有意识到当我们对某事过于专注时, 本质上是将自己禁锢在了一个盒子里。 偶尔放 下你的工作,拥有一点独处的时间其实很重要。《波士顿环球报》(The Boston Globe)上 的《独处的力量》(The power of lonely)一文说,独处时间对大脑和精神都有益。 一个持续的哈佛课题研究表明, 如果人们相信他们在独自经历某件事, 他们会形成更持久更 准确的记忆。另一项研究表明,一定量的独处可以使一个人更能理解他人。尽管没有人会反 驳生命早年过多的独处是不健康的, 但一定量的独处确实能够帮助青少年调节情绪并在学校 中获得好成绩。(来源:《独处的力量》) 抽时间自我反省对我们很重要。我们常常会在不专注事时找到解决问题的办法。 我们不会一夜之间就拥有高效率,和生活中的其他事情一样,是需要付出努力的。但如果你 只是坐等它发生,你不会有任何改变。为了活得更好,我们需要更多地了解我们的身体,并 想办法优化我们的能量。


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