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环保科技有限公司用印管理办法


环保科技有限公司用印管理办法
1、目的 为进一步规范中节能六合天融环保科技有限公司(以下简称公 司)印章、资信管理工作,维护公司各类印章合法性、严肃性和安全 性,根据国务院《关于国家行政机关和企业事业单位社会团体印章管 理的规定》 (国发[1999]25 号) 以及节能集团公司的相关制度特制定本 办法。 2、范围 本管理办法适用于公司总部各部门、分、子公司、事业部(以下 简称各单位) ;本办法所称行政印章为公司总部各部门、分、子公司、 事业部的行政印章和电子印章。 本办法中所指的公司的印章包括(但不限于) :公章、合同章、 投标专用章、党委、党支部、团委、工会印章、各部门印章、公司法 定代表人签名章、公司业务专用章(包括财务专用章等) 、分公司印 章、项目部印章等。 信证包括:营业执照、组织机构代码证、税务登记证及介绍信。 3、职责 3.1 公司总部及各单位的行政印章(含电子印章) 、信证统一由总 部办公室制发,并印发启用行政印章(电子印章)文件,启用、废止 印章印模附后。办公室对各单位印章管理进行监督和指导。所有印信 使用必须严格执行专人负责,留痕记录。

3.2 刻制印章,应严格履行审批手续,到公安机关指定单位刻制。 3.3 公司总部各部门、各分子公司事业部下属部门一般不刻制行 政印章,确因工作需要刻制行政印章的,必须由各部门提出申请,报 总部办公室审核并经总经理批准,办公室方可予以制发行政印章,并 印发启用行政印章文件, 启用、 废止印章印模附后, 方可使用新印章。 3.4 刻制公司公章、合同章、投标专用章、业务专用章、专属机 构印章、部门印章须经公司总经理批准;刻制项目部印章需主管副总 审核后报总常务副总批准;刻制公司党务印章须由公司党委书记批 准;刻制公司团委印章,需由公司团委书记批准;刻制工会印章须工 会主席批准。 3.5 新刻制的印章,均由办公室留存印模,存档备案。公司级行 政印章由办公室负责保管, 各部门及各单位行政印章由各单位负责保 管。

4、行政印章制发
4.1 公司总部及各单位因工作需要,申请刻制行政印章,必须按 照公司 OA 审批流程逐级审批后,由总部办公室统一刻制印章。同时 必须到公安机关指定的专门刻章处刻制新印章。外地分、子公司根据 当地政府属地原则必须在所属本地刻制印章的, 须同时报总部办公室 审批备案,获批后方可在当地刻制。 4.2 各单位、部门领取新印章,须由本单位/部门负责印章管理人 员到办公室签字领取。 4.3 新刻制的印章由总部办公室正式行文启用,并随文印发新启

用行政印章印模以及废止行政印章印模。 4.4 行政印章质料由制发单位自定,一般采用硬塑或铜质材料, 应是公安部门认可的质料。 4.5 各单位未经批准,一律不得擅自制发行政印章。一经发现, 依法追究经办人员、主管领导责任。 4.6 各单位印制文件使用的电子印章,在规范、式样上与实物印 章等同。电子印章的制发与行政印章的制发相同。

5、行政印章的管理
5.1 行政印章实行“统一管理、分级负责”的管理原则。 5.2 办公室是行政印章统一管理部门,负责规范、指导和检查所 辖行政印章管理工作。负责各单位行政印章的制发、启用、使用、收 缴、销毁等工作,制定和完善行政印章管理办法。 5.2.1 应选派思想觉悟高、 政治素质强的正式员工负责管理单位行 政印章和电子印章。行政印章管理人员必须认真负责,遵守纪律,秉 公办事,对违反规定使用印章造成严重后果的,应当追究负责人和印 章管理人员的行政责任或法律责任。 5.2.2 行政印章要专人保管。要实行双人监印、人离章收、入柜上 锁。 5.2.3 单位负责人应经常加强对印章管理人员的工作进行检查、 指 导,对不适合工作的人员应及时予以调整,确保印章管理万无一失。 5.2.4 印章管理人员工作调动时, 必须在办公室负责人监督下进行 工作交接。交接工作主要是:保管印章种类、数量、保险柜钥匙、空

白介绍信、废旧印章及废旧印章印模登记簿等。 6、印信的使用工作程序 使用行政印章、信证必须经公司有权领导人签字同意,或经公 司有权领导授权的被授权人签字同意。印章信证使用,必须有完备的 审批手续,方可办理 ,不符合用印审核流程或用印件内容有误的, 监印人员不予用印。 一切审批权限办公室可根据总经办领导最终决议 的审批权限予以用印。 如权限变更, 由权限主管部门及时通知办公室, 办公室据此权限用印。 电子印章仅限于公文传输,不得在其它任何形式下使用。 6.1 单位行政印章主要用于公文、信函、行政介绍信、合同、证 明及不便使用业务印章的各项工作。 6.2 行政印章启用应随文附印章印模,印模印模应压“印模”字 样。如同时有废止印章应将印废止印章印模一并附后。 6.3 各单位、部门使用公司行政印章,必须填写《用印申请单》 , 并经各级负责人签字批准,方可用印。印章管理员在用印后还需填写 《公司用印登记簿》 ,留存用印记录,便于随时检查用印情况。 6.4 用印要规范,印章要骑年压月,不得在无字纸、空白合同及 空白表格上用印,不得开空白介绍信。确因工作需要在空白或空白介 绍信中用印的,要在《用印申请单》说明原因并经主管行领导签字批 准后方可用印。 6.5 公章 合同章、投标专用章的审批权限 6.5.1 以公司名义制发的公文,以及上报上级机关的各类材料,

使用公司公章,凭公司总经理或常务副总经理签报用印或填制《用印 申请单》用印,见附表一《用印申请单》 。 6.5.2 以公司名义与签订的各类合同书、协议书、意向书、承诺 函、担保函等重要法律文书使用公司公章或合同章,办公室根据合同 评审表或用印申请单按总经理会议决议的资金额度审批权限执行用 印;按照 OA 评审流程或总经理亲笔签批用印。 6.5.3 业务部门投标招标中的备案文件、 澄清文件经部门经理审批 后方可用印;报名文件、正式投标文件(投标承诺书、授权委托书、 报价文件、相关资质文件、技术文件等资料文件,由经办人填写“用 印申请单” ,经部门经理审核,分管副总审批后方可用印。 6.5.4 公司日常经营管理事项及对外报表使用公司公章, 须总经理 或授权的分管副总批准,凭签报、用印申请单或签字底稿用印。 6.5.5 各类邀请函、 工作联系函以及其他一般性的证明类资料, 以 及公司员工办理通讯等一些行政事宜,由经办人填写“用印申请单” , 经部门经理批准,办公室负责人审核后方可用印。 6.5.6 公司员工身份证明、 家庭情况证明、 个人住房贷款证明资料 以及涉及工资、人事、医疗、教育、婚姻、因私出境等证明的,由经 办人填写“用印申请单” ,经部门经理和人人力资源部经理审批,上 报相关分管副总经理批准用印, 或由总经理或常务副总经理的特殊授 权用印。 6.5.7 对外担保、支付资金、有关豁免条款以及对公司信誉、经济 利益产生重大影响的,可根据合同评审或由总经理审批方可用印。

6.5.8 严禁将公章、合同章、投标专用章带出公司。如不得不带 出公司时,须经总经理或常务副总经理批准,填制《印章信证外带申 请单》见附表三,办公室据此使用。 6.5.9 公司各部门及员工个人没有总经理或常务副总的签批, 不得 携带盖有印章的空白介绍信、稿纸及空白表格。 6.6 财务专用章的审批权限 一般日常业务须由经办人填写“用印申请单” ,经办部门经理和 财务部经理审核后即可用印, 必要时须经主管副总经理, 总经理批准。 6.7 党委/党支部印章、团委印章的审批权限 党委、党支部、团委印章由党委、党支部、团委派专人保管;使 用公司党委、党支部、团委印章,须党委书记、党支部书记、团委书 记批准,凭签报、用印申请单或签字底稿用印,并进行登记。 6.8 业务专用章、专属机构印章及项目印章的审批权限 由各印章管理部门按业务管理权限使用,参考上述规定执行,项 目专用章由项目经理负责保管、使用及监督,并留痕记录,待项目完 工后交回办公室。 6.9 信证审批权限, 员工使用信证需填写填制《用信证申请单》 ,见附表二,审批权 限请参考上述印章管理规定执行。 7、印章的收缴与销毁 7.1 各单位/部门行政印章因机构变动、更名等原因需刻制新印 章,应经领导批准后,将废止行政印章上缴办公室,封存保管。

7.2 废止印章需保存三年以上销毁,销毁时要逐一登记,留存印 模移交档案部门作永久保存。废止印章由双人负责由办公室监销。 7.3 当地公安部门对印章收缴销毁有特殊要求的,按公安部门要 求办理。 7.4 废旧印章收缴流程 7.4.1 各单位将废止行政印章名称、印模填写《公司废旧印章印 模移交登记表》 ,经本单位领导、经办人签字,双人将废止行政印章 送总部办公室保管登记。办公室经办人员验收、签字后,接收废旧印 章和登记表。 8、责任 8.1 公司印章丢失或被窃时,应立即向公司报告,并于发现丢 失 24 小时内办理公告事宜,如发生损坏,应于损坏后 7 天内办理 完毕更换事宜。公司变换印章,由办公室负责办理。 8.2 办公室须对各印章信证的管理和使用进行检查和监督, 各、 分子公司、各部门,事业部印章印信负责人,应保存全部使用登 记记录,以备查验。 8.3 各单位、部门应指定由专人负责与办公室进行印信使用的 办理。 8.4 违反本办法规定,给公司造成损失的,由公司对违纪者予 以行政处分,造成严重损失或情节严重的,移送有关机关处理。 9、附则 9.1 本办法适用于公司各部门、各分、子公司、事业部。

9.2 本办法由办公室负责解释、修订。 9.3 本办法自印发之日起执行。


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