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Excel讲课稿


Excel 2003 的使用
Excel 2003 是微软公司(Microsoft)最新推出的 办公系列软件 Office 2003 中的一个组件, 它是目前最 好的电子表格,被广泛用于制作财务报表和进行数据 分析。 Excel 能与 Word 等软件共享数据。 Excel 2003 的基础知识 ? 工作环境 ? 启动 单击:开始→所有程序→Microsoft Office→ Microsoft Office Excel 2003 双击:Excel 文档(.xls)快捷方式 ? 退出 文件→退出 单击关闭按钮 控制框 按 Alt + F4 键 ? 工作簿和工作表 Excel 的文档(.xls)就是工作簿,一个工作簿 由一个或多个工作表组成。
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一个工作表就是一个二维的电子表格,由行和 列组成。 工作表标签 ? 窗口组成 标题栏、菜单栏、工具栏、名称框和编辑栏、 工作区、工作表标签、列标、行号、滚动条、状态 栏 工作簿的基本操作 ? 新建 启动 Excel 后,将自动产生一个新的工作簿 文件→新建 “常用”工具栏上“新建”按钮 ? 打开 双击 Excel 文档 文件→打开(选择多个文件,单击“打开”按钮, 可一次打开多个文件) “常用”工具栏上“打开”按钮 打开最近使用过的文档,直接单击“文件”下拉 菜单底部的文件名 ? 保存 文件→保存 “常用”工具栏上“保存”按钮
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活动工作表

第一次保存,会出现“另存为”对话框:

保存位置 文件名
“保存”与“另存为”

单元格的基本操作 一、 单元格和单元格区域的概念 Excel 工作表的基本元素是单元格。在工作表中, 每一行、每一列的交叉点就是一个单元格。一个工作 表最多可达到 256 列、 65536 行。 行号用数字 1~65536 表示, 列标用字母表示, A~Z、 AA~AZ、 BA~BZ、 ?? IA~IV。 单元格在工作表中的位置用列标和行号组成,如 C3,AA25 单元格区域是指由工作表中一个或多个单元格组 成的矩形区域。区域的地址由矩形左上角的单元格和 右小角的单元格组成,中间用“: ”相连。如 B2:E8。 二、 选定单元格和单元格区域 选定一个——单击 选定多个连续的——拖动 选定多个不连续的——单击,Ctrl+单击
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选定行——单击行号 选定列——单击列标 选定所有单元格——单击左上角行号与列标交叉 处 注意:在名称框中直接输入单元格或区域名称, 也可选中该单元格或区域。 三、 向单元格输入数据 方法一:单击单元格,输入数据 方法二:双击单元格,插入点出现在单元格内, 输入或修改数据 方法三:单击单元格,单击“编辑栏” ,在编辑栏 输入或修改数据 输入的内容显示在编辑栏上。即使输入的内容超 出了单元格的宽度,所有的内容也可以被显示出来。 按 Esc 键或单击编辑栏中“×”放弃输入,按 Enter 键或 Tab 键或单击编辑栏中“√”完成输入。 单元格定位:↑↓← →,PageUp,PageDown, Ctrl+Home,Ctrl+end

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(1) 文本的输入 如果单元格的宽度容纳不下文本串,可占相邻单 元格的显示位置;如果相邻单元格已经有数据,就截 断显示。对齐方式默认左对齐。 (2) 数字的输入 如果单元格的宽度容纳不下一个未经格式化的数 字,就用科学记数法(如:7.89E+8)显示它;如果单 元格的宽度容纳不下一个格式化的数字, 就用若干个# 号代替。对齐方式默认右对齐。 提示:对于全部由数字组成的字符,为了区分, 在输入时前面加’,如’123。 (3) 日期和时间的输入 Excel 能够识别多种格式输入的日期和时间。例 如,为输入日期 1993 年 12 月 1 日,可按照下面任意 一种格式输入: 93-12-1,1993-12-1 93/12/1,1993/12/1 1-dec-93 13/1,1/13 无论在单元格中是按哪一种格式输入的,出现在 编辑栏的日期总是 1993-12-1, 否则就认为输入的不是
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日期。 可按照下面任意一种格式输入时间: 16:15 16:15:15 4:15 PM 4:15:15 P 99-7-14 16:15 能够被系统识别为日期和时间的数据在单元格中 的对齐方式默认右对齐。 <技巧> Ctrl+;输入当前日期 Ctrl+Shift+;输入当前时间 提示:要输入分数 3/7,需先输入 0、空格,再输
3 入 3/7,否则被当作日期;输入分数 1 7 ,应输入 1、空

格、3/7。 (4) 使用“自动填充”功能输入数据 填充柄:是指位于当前区域右下角的小黑方块。 当鼠标指向填充柄时,鼠标指针变为黑十字。 ① 选定单元格,如果单元格中含有 Excel 提供的 自定义序列,通过拖动单元格填充柄,可以将选 定单元格中的内容复制到同行或同列中的其他单 元格。 <例>选定单元格中为“10 月 6 日” ,要接着输入
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“10 月 7 日”“10 月 8 日”等。 、 <例>选定单元格中为 “一月” 要接着输入 , “二月” 、 “三月”等。 注:工具→选项, “自定义序列” ② 如果选定单元格中包含有 Excel 提供的可扩展 序列中的数字、日期或时间段,通过拖动单元格填充 柄, 可以自动将这些数据按序列增长而非简单的复制。 <例>输入学号 XX020101、XX020202?? ③ 对于数字型数据,若使用“自动填充”功能输 入按规律增长的数据,要求输入至少两个数据,然后 选定两个单元格,再拖动填充柄。 <例>输入名次 1、2、3?? <例>输入数据 2、4、6?? Ctrl 键可以用于复制方式和序列方式之间的切 换。 (5) 批注的输入和修改 给一些特别的单元格加批注,能使你更容易记忆 和理解。 方法:右击单元格, “插入批注” (编辑批注、删 除批注、显示批注) 加了批注的单元格右上角有红点标记,当指针移 动到单元格时,就会在旁边显示批注。
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一个单元格的信息包含 3 部分:内容、批注和格 式。内容和批注需要输入,而格式需要设置。格式设 置将在后面介绍。 四、清除单元格数据与删除单元格 清除单元格内容:选定单元格,按 Delete 键 清除:选定单元格,编辑→清除→全部(格式、 内容、批注) 删除:选定单元格,编辑→删除 注意: “清除”不同于“删除” ,清除只是删除了 单元格的内容、格式、批注或全部,单元格仍然保留 在工作表中;而删除了不需要的单元格后,这些单元 格将被移去,周围的单元格填补删除后的空缺。 五、移动和复制单元格数据 (1)移动或复制整个单元格(包括内容、批注和 格式) : 方法一:选定单元格, “剪切”或“复制” ,选定 目标单元格, “粘贴” 方法二:鼠标指向选定区域的边框,指针变为箭 头时: 拖动鼠标——移动 Ctrl+拖动鼠标——复制
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(2)复制单元格中的特定内容: 方法:选定单元格, “复制” ,选定目标区域左上 角,编辑→选择性粘贴,选择特定的粘贴内容 在移动或复制的过程中,选定的区域被闪烁的虚 线框所包围,称为“活动选定框” ,按 Esc 键可取消。 六、插入行、列、单元格 选定行、 单元格 列、 (个数与要插入的个数相等) , 插入→行(列、单元格) 七、查找与替换单元格数据 使用查找与替换功能可以在工作表中快速定位, 还可以有选择地进行替换。 选定搜索区域:编辑→查找(替换) 工作表的管理 一、插入、删除、重命名工作表 插入→工作表,或 右击工作表标签, 在快捷菜单 上选“插入” ,将在当前工作表之前插入一个工作表。 编辑→删除工作表,或 右击工作表标签,在快 捷菜单上选“删除” ,将删除当前工作表。
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格式→工作表→重命名,或

右击工作表标签,

在快捷菜单上选“重命名” ,输入新的工作表名。 二、移动、复制工作表 在当前工作簿中移动工作表——拖拽工作表标签 在当前工作簿中复制工作表——Ctrl + 拖拽工作 表标签 Excel 允许在不同工作簿中移动或复制工作表, 方 法如下: 选定工作表,编辑→移动或复制工作表 或 右击工作表标签, 在快捷菜单上选 “移动或复 制工作表” , 注意:如果是复制,选中“建立副本” 。 三、选定工作表 选定单张工作表——单击工作表标签; 选定多张工作表——先选定第一张工作表,Ctrl 键,Shift 键??; 选定所有工作表——右击工作表标签,单击快捷 菜单“选定全部工作表” 可以同时在多张工作表上输入并编辑数据。可以 一次复制多张工作表。

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四、隐藏或显示工作表 隐藏工作表——选定工作表,格式→工作表→隐 藏 显示工作表——选定工作表,格式→工作表→取 消隐藏 五、在滚动时保持行列标题可见 如果一个工作表很大,滚动时将看不到列标题或 行标题, 给我们带来不便。 Excel 的冻结窗格功能可以 使工作表的行、列标题在滚动时保持可见状态。 选定某个单元格作为冻结点,窗口→冻结窗格, 冻结点左边及上边被冻结, 滚动时始终显示在屏幕上。 取消冻结窗格——窗口→取消冻结窗格

工作表格式化 建立和编辑工作表后,还可以根据需要对其外观 进行设计,以形成一张清晰、漂亮、令人赏心悦目的 工作表。这可以通过设置工作表格式来完成。 像 Word 一样,格式的设置大多数可以用工具栏 上的按钮,或者用菜单命令。

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一、设置字体、字形、字号、颜色等 方法一:工具栏上按钮 方法二:格式→单元格 体” 方法三:快捷菜单中“设置单元格格式” 二、设置单元格的数字格式 “单元格格式”中“数字” “格式”工具栏上按钮 三、改变单元格的列宽、行高 方法一:选定列标或行号(可多个) ,用鼠标拖拽 列标或行号的边线 注:要使列宽或行高与单元格中的内容 相适合,双击边线 方法二:选定行,格式→行→行高;格式→行→ 最适合的行高 选定列,格式→列→列宽;格式→列→ 最适合的列宽 附加知识 隐藏行与列 选定行(列) ,格式→行(列)→隐藏 选定包含隐藏行(列)的区域,格式→行(列) →取消隐藏
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“单元格格式”中“字

<问题> 如果隐藏了第一列,怎样取消隐藏? 四、单元格数据的对齐 在默认“常规”格式的单元格中,文本是左对齐 的,而数字、日期和时间是右对齐的。 方法一:工具栏上按钮 中、合并及居中 方法二: “单元格格式”中“对齐” ● 水平对齐及缩进、垂直对齐、方向 水平对齐及其缩进、垂直对齐:用来改变单元格 中文本的对齐方式。 方向: 用来改变单元格中文本旋转的角度。 “度” 在 增量框中若输入正数,文本逆时针方向旋转,输入负 数则顺时针方向旋转。 ● 单元格 自动换行: Excel 根据列宽将单元格中的文本折行, 并自动改变单元格的高度,使全部内容都能显示在 该单元格上。 缩小字体填充:缩小单元格中文本的字体,使单 元格中文本的宽度与列宽一致。 合并单元格:将多个单元格合并成一个单元格。 文本控制:自动换行、缩小字体填充、合并 左对齐、右对齐、居

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五、单元格的边框和底纹 ? 设置边框:选定单元格区域, “单元格格式”中 “边框” 提示:利用边框中的斜线和文本控制的“自动换 行”或者用 Alt+Enter 在单元格中分段)可以给 Excel ( , 中的表格设置斜线表头。 ? 设置底纹:选定单元格区域, “单元格格式”中 “图案” 六、使用自动套用格式 像 Word 一样,Excel 提供了多种工作表格式。 选定单元格区域,格式→自动套用格式,选择类 型。 七、条件格式 使用条件格式可以根据指定的公式或数据确定搜 索条件,然后将格式应用到符合条件的选定的单元格 中,并突出显示满足条件的数据。 选定单元格区域,格式→条件格式,输入条件, 设定格式(字体、边框、底纹) 最多可设定三个条件。如果满足多个条件,只使
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用第一个。可以更改、添加和删除条件格式。 如果单元格中的值发生更改而不再满足条件, Excel 会暂停突出显示格式, 但条件格式依然存在, 除 非清除格式。 <问题>怎样清除条件格式? 公式与函数的使用 除了在工作表中输入数据外,通常还需要对数据 进行统计计算,如求和、求平均值,并把计算的结果 反映在表格中。 使用公式可以对单元格中的数值进行加、 减、 乘、 除等简单和复杂的计算,也可以处理文字。 函数是 Excel 中已经定义好的内置的公式,有数 百个,使用函数可以提高公式计算的效率。 一、公式的创建和编辑 公式应有运算符和运算数,运算数可以是常数、 单元格引用、单元格名称和函数;常用运算符有算术 运算符、文本运算符和比较运算符。 下面是几个公式的例子: =73+20 =SUM(A1:C1) =(A1+B1+C1)/D2
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=(B4+25)/SUM(D5:F5) =A1&A2 =A5>=60 公式也是单元格的内容, 像数字或文本一样输入、 修改和删除,但是输入时要先输入“=”号。 公式的基本特征: ? 以等号开始 ? 输入公式后,计算结果显示在单元格中 ? 选中单元格后,公式显示在编辑栏中 ? 双击单元格后,公式显示在单元格中 <例>案件统计表中的求和 “自动求和”按钮 的使用 求和是最基本、最常用的计算,因此 Excel 特别 在“常用”工具栏上设了“自动求和”按钮 。自动 求和以当前选定的单元格为基础,猜测要求和的单元 格区域,如果自动求和选择了错误的单元格区域,我 们可以重新选择。 Excel 2003 已经把“自动求和”的实用功能扩充 为包含了常用函数的下拉列表。 公式中的运算符 运算符用于对公式中的元素进行特定类型的计 算, Excel 的常用运算符有算术运算符、 比较运算符和
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文本运算符。P162 表 10.1

二、单元格引用和公式的移动和复制 引用单元格,就是在公式中使用引用来表示单元 格中的数据。 可以引用另一个工作表的单元格和区域, 甚至引用另一个工作簿中的单元格和区域。以下是几 个引用的例子: B3:D4 Sheet2!A1:C8 D:\CJ\[LX1.XLS]Sheet3!B3:D4 公式也是单元格的内容,像数字和文本一样可以 移动和复制。移动和复制公式的操作同单元格数据的 移动和复制是一样的。 移动公式时,公式中对单元格引用并不改变。 复制公式时,公式中对单元格引用会改变,因为 我们用的是相对引用。绝对引用则不会改变。 <例>案件统计表中的求和 绝对引用是指引用特定位置的单元格,须在行号 和列标前都加上$符号,如$C$3。相对引用和绝对引 用可以混合引用,只在行号前或只在列标前加上$符 号,如$C3 表示列是固定的,而行可以改变,C$3 则
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反之。 三、函数 函数是 Excel 中已经定义好的内置的公式,有几 百个,使用函数可以提高公式计算的效率。函数通过 参数接收数据,参数可以是数字、文本等,也可以是 单元格引用。例如,=SUM(A10,B2:B5)是一个求和 函数。 ? 函数使用方法 方法一:直接在单元格或编辑栏中输入函数(包 括参数) 方法二:选定要输入公式的单元格,单击“常用” 工具栏上“粘贴函数”按钮 ,在 “粘贴函数”对话 框中选择函数分类和函数名,按“确定”后,出现函 数选项板,输入参数(也可以点击“工作表”按钮 后 到工作表用鼠标选取单元格或区域,然后按“返回” 按钮 或按回车键) ,按“确定”按钮。 ? 几个常用函数: SUM 函数 AVERAGE 函数 MAX 函数 MIN 函数 COUNT 函数
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数据管理与分析 除了可以对数据进行统计计算外, Excel 还提供了 数据排序、数据筛选、分类汇总等功能。 首先要引进数据清单的概念。 Excel 中, 数据清单 是包含相关数据的简单表格,每一列中包含同一类数 据。数据清单可以像数据库一样使用,其中行表示记 录,列表示字段,并且数据清单的第一行是列标题, 或称为字段名。在 Excel 中,对数据清单可执行类似 于数据库中的查询、排序或分类汇总等。 为了有效发挥 Excel 的数据管理功能,一个数据 清单最好独占一个工作表。如果做不到,至少也要用 空行和空列与其它信息分隔开。同一数据清单中要避 免出现空行和空列。 一、数据排序 一般情况下,工作表中的数据都是随机输入的。 为了使数据更具可读性, Excel 提供了多种方式对工作 表区域的数据进行排序。可以根据一列或多列(不超 过 3 列) 的内容按升序或降序对选定的区域进行排序。 方法:1、可以直接使用“常用”工具栏上的升序 按钮和降序按钮 。 2、 单击数据清单中任一单元格, 数据→排 序
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二、数据筛选 对工作表的一个基本操作就是从中查找满足条件 的记录, “筛选”就是一种用于快速查找数据的方法。 Excel 提供了两种筛选: 自动筛选和高级筛选。 这里只 介绍自动筛选。 “自动筛选”是一种非常容易用的方法,经过筛 选的数据清单中只显示满足条件的记录,以供浏览、 分析和打印之用,那些不满足条件的记录被筛选掉并 被隐藏起来。 方法:单击数据清单中任一单元格,数据→筛选 →自动筛选 <例>培训班名单(文本筛选) 、成绩表(数值筛 选) 用 (前 10 个) 选项可以筛选出最大或最小的记 “ ” 录(对数值型字段) ,用“ (自定义) ”选项可以自定义 筛选条件,这样大大扩展了自动筛选的功能。 使用了自动筛选的字段,其字段名右边的下拉箭 头变成蓝色。可以对多个字段使用自动筛选。 如果要退出筛选状态,从而恢复显示全部数据, 再次数据→筛选→自动筛选。 三、分类汇总 分类汇总是 Excel 用于分析数据的一项有力工具。
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例如,要分类汇总出男、女职工的基本工资平均 值,可按下列步骤操作: ①单击数据清单中任一单元格 ②数据→排序(按性别) ③数据→分类汇总(分类字段:性别,汇总方式: 平均值,汇总项:基本工资) 从结果可见,在建立了分类汇总的工作表中,数 据是分级显示的,对应工作表左侧的按钮 据需要单击它们显示不同级的数据。也可单击 隐藏或显示相应分组中的明细数据。 如果要取消分类汇总,数据→分类汇总,单击 。 图表 图表是工作表数据的图形表示。将数据以图形形 式显示,可以使数据更直观、更清楚、更容易理解。 图表也可以帮助你分析数据、比较数据之间的差异。 图表与生成它们的工作表数据相链接,当修改工 作表数据时,图表会自动更新。不仅如此,修改图表 数据也可改变工作表中的数据。 一、创建图表 在 Excel 中,用“图表向导”创建图表非常方便。
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,可根 按钮

步骤如下: ①选定表中数据所在的单元格区域 (连行列标题, 否则创建的图表中没有这些信息) 可以选择不连续区 , 域。 ②单击常用工具栏上“图表向导”按钮 入→图表) ,进入“图表向导” 。 ③按照“图表向导”进行操作即可,一共有四个 步骤。 值得注意的是, “图表向导” 中每一步都有预览和 “完成”按钮,只要通过预览已经满意,就可以单击 “完成”按钮。 图表各部分的名称如图所示:
数值轴 绘图区

(或插

图表区

数据系列 图例

分类轴

可用“图表”工具栏编辑图表。

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二、编辑图表 图表的移动、复制、删除和缩放与 Word 中的图 形对象相同,这里不再介绍。我们介绍在图表创建好 后如何修改图表数据、改变图表类型以及如何重新设 置各种图表对象。 1.修改图表数据 Excel 允许在创建图表之后对图表中的数据进行 修改。创建图表之后,图表与工作表数据之间自动建 立了链接,当修改或删除工作表数据时,图表会自动 更新。 如果仅仅删除图表中的数据而不改变工作表中数 据,可在图表中选定该数据系列(如一个条形、一个 柱形、一个点等) ,然后按 Delete 键即可。 如果要向图表中添加工作表中的数据,最简便的 方法是选定工作表中的数据,将其拖放到图表中。 还可以通过修改图表数据源的方法来修改图表数 据,方法: 图表→源数据 单击“系列”选项卡,可“添加”和“删除”图 表数据。添加数据时,要注意名称和值都要指定。 2.重新设置图表选项 从图表向导-步骤 3 可以看到, 有关图表选项的设
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置很多, 如标题等, 我们在创建图表时往往不能确定。 但是我们完全可以在图表建好之后重新设置它们。 方法是:单击图表,图表→图表选项,重新设置 图表选项。 3.更改图表类型 如果创建后的图表不能直观地表现工作表中的数 据,还可以更改图表类型。 对于大部分二维表,既可以更改整个图表的图表 类型,也可以更改数据系列(如上图中“刑事案件” 系列)的图表类型。 方法是:选定数据系列或图表区,图表→图表类 型,重新选择图表类型。 Excel 提供了强大的图表功能。有 14 种标准图表 类型,每一种图表类型又有多种子类型,还有若干自 定义类型的图表。不同图表类型适合于表示不同数据 类型。 注意:某些图表类型不能与其它图表类型组合在 一起,这时系统会给出提示。 <几种常见图表类型> 柱形图:突出各项之间的比较 条形图:分类轴垂直,数值轴水平;突出数值的 比较
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折线图:适于描述各种数据随时间的变化趋势 面积图:强调幅度的变化;直观地显示部分和整 体的关系 饼图:数据系列中每一项占该项总值的百分比, 只用于一个数据系列 圆环图:数据系列中每一项占总值的百分比,可 含有多个数据系列 4.更改图表位置 在 Excel 中,图表既可以与原始数据放在同一个 工作表中,也可以作为一个单独的图表工作表存放。 前者称为“嵌入图表” ,能够移到工作表的任意位置; 后者称为“独立图表” 。 可以把嵌入图表改为独立图表,也可以把独立图 表改为嵌入图表。 方法是:单击图表,图表→位置。 5.设置图表对象格式 图表建好后,如果你对图表的颜色、图案、系列 次序、坐标刻度、字体等不满意,还可以进行调整, 通过调整达到修饰、美化图表的目的。各种图表对象 都可以调整。 方法一:右击图表对象或双击图表对象,在打开 的设置格式的对话框上进行设置。
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方法二:在图表工具栏“图表对象”列表框中选 择图表对象, 单击设置格式按钮。 (有时某图表对象不 易点击选中, 如在网格线较密的情况下要选中绘图区) 注①: 三维图表比二维图表增加了背景墙等对象。 如果要改变三维图表的显示效果,图表→设置三维视 图格式 注②:可以点击选中某数据点,单独设置数据点 格式(如数据标志、颜色等) 。 <附加:向图表中添加图形对象> Excel 允许用户在图表中添加直线、 圆等图形以及 文本框、艺术字、剪贴画和图片文件,以增加图表的 自说明能力和吸引力。 方法:利用“绘图”工具栏,或插入→图片 在图表中添加的图形对象不能拖到图表外。 当然, 在工作表中也可添加图形对象,其实,图表就是一个 图形对象。 <例>向最高数据点添加箭头和说明 打印工作表 一、页面设置 不同的工作表可进行不同的页面设置。 选定工作表(可多个) ,文件→页面设置
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? 在页面设置中可设置纸张大小和打印方向, 可调 整缩放比例,或以指定的页数打印工作表; ? 在页面设置中可调整页边距和居中方式; 可输入 和修改页眉页脚; ? 如果工作表很大,需要在分页上重复行(列)标 题,可在页面设置中设置; ? 在页面设置中还可以设置是否打印网格线、 行号 列标、批注等。 二、控制分页 如果要打印的工作表内容不止一页, Excel 会根据 所设置的纸张大小、页边距等选项自动将工作表分成 多页。 我们可以通过插入分页符来改变分页。 单击行号、 列标或单元格,插入→分页符可插入人工分页符;要 删除人工分页符,则选定分页符下边或右侧的一个单 元格,插入→删除分页符。 用鼠标拖拽分页符出去可删除分页符。 在“打印预览”窗口中进行页面设置等操作。 三、打印预览与分页预览 文件→打印预览 或在“打印”对话框中单击“预 览”按钮。
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可以在“打印预览”窗口中进行页面设置、用拖 动法调整页边距等操作。 在打印预览窗口中单击“分页预览”按钮,进入 “分页预览”状态,此时可用鼠标拖拽分页符改变分 页 (把分页符拖走可删除分页符) 拖拽边线改变打印 , 区域。要从“分页预览”视图转换到“普通”视图, 视图→普通。 四、打印 文件→打印 Excel 的打印分成 3 种情形: 打印选定工作表 (可 多个) 、选定区域(可多个)或整个工作簿(即所有工 作表) 。 不同的工作表打印在不同的页上,不连续的区域 也打印在不同的页上。 五、图表打印 打印工作表时,图表随工作表一起打印。如果要 单独打印图表,则先选中图表,再单击菜单栏上的文 件→打印命令,图表将单独打印出来。

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