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2.1.1 请购审批业务流程
1.请购审批业务流程与风险控制图
请购审批业务流程与风险控制 不相容责任部门/责任人的职责分工与审批权限划分 总经理 财务总监 采购部经理 采购专员 相关部门 开始 1 相关部门提 D1 出采购申请 2 填写 “采购 申请单” 阶 段

汇总、整理 采购申请 3 检查库存物 资储存情况 4 呈交“采购申 请单” 否 审批 审核 审核 5 采购范 围内

D2

是 权限外 审批 审批 审核 否 预算内 是 权限内 6 按照预算执 行进度办理 请购手续 D3

结束

2.请购审批业务流程控制表
请购审批业务流程控制 控制事项 详细描述及说明 1.生产部和仓储部等物资需求部门根据企业相关规定及实际需求提出采购申请 D1 2.请购人员应根据库存量基准、用料预算及库存情况填写“采购申请单” ,需要说明请购 物资的名称、数量、需求日期、质量要求以及预算金额等内容 3.采购部核查采购物资的库存情况,检查该项请购是否在执行后又重复提出,以及是否 阶 段 控 制 D2 4.如果采购专员认为采购申请合理,则根据所掌握的市场价格,在“采购申请单”上填 写采购金额后呈交相关领导审批 5.如果采购事项在申请范围之外的,应由采购部经理、财务总监逐级审核,最终由总经 理审批; 如果采购事项在申请范围之内但实际采购金额超出预算的, 经采购部经理审核后, D3 财务总监和总经理根据审批权限进行采购审批;在采购预算之内的,采购部按照预算执行 进度办理请购手续 6.采购专员按照审批后的“采购申请单”进行采购 相 关 规 范 应建 规范 参照 ?《企业内部控制应用指引》 规范 ? 采购申请单 文件资料 ? 采购预算表 责任部门 及责任人 ? 采购部、财务部、生产部、仓储部 ? 总经理、财务总监、采购部经理、采购专员 ? 采购申请制度 ? 请购审批制度 存在不合理的请购品种和数量

2.1.2 采购预算业务流程
1.采购预算业务流程与风险控制图
采购预算业务流程与风险控制 不相容责任部门/责任人的职责分工与审批权限划分 业务风险 总经理 财务总监 财务部 采购部 相关部门 开始 2 汇总、整理 采购预算 3 编制“年度采 购预算表” 组织执行 采购预算 严格执行 采购预算 4 实施采购活动 6 编制“采购预 算调整方案” 下达新的采 购预算方案 执行新的采购 预算方案 D3 资料归档 5 提出采购 预算调整申请 D2 1 各部门编制本 部门采购预算 D1 段 阶

如果采购预算编 制依据不科学、 不合理,会造成 企业资源浪费 审批 审核

如果请购与审 核、审批部门不 分离,容易产生 徇私枉法行为, 造成资产流失

如果采购预算调 整未经适当审批 或超越授权审 批,可能会产生 重大差错或舞 弊、欺诈行为, 从而使企业遭受 损失

审批

审核

结束

2.采购预算业务流程控制表
采购预算业务流程控制 控制事项 详细描述及说明 1.各生产单位根据年度营业目标预测生产计划,据此编制年度物资需求计划,并编制采 购预算;仓储部根据企业相关规定和生产用料计划编制采购预算;研发部、行政部根据实 际需求编制采购预算 D1 2.财务部预算专员负责汇总、整理各部门提交的采购预算 3.财务部预算专员根据上一年度材料单价、次年度汇率、利率等各项预算基准编制企业 阶 段 控 制 D2 “年度采购预算表” ,财务部经理签字确认后,报财务总监审核、总经理审批后严格执行 4.请购部门根据实际需求提出采购申请,采购部采购专员应根据市场价格填写采购金额, 依据企业相关规定以及生产需求情况,判断采购是否合理。如果采购申请合理,提交相关 领导审批;不合理的采购申请,则退回请购部门 5.调整采购预算的原因包括超范围采购或超预算采购两种。由于市场环境变化,如采购 物资的价格上涨,导致实际采购金额超出采购预算或生产突发事件导致采购预算外支出 D3 等。此时,采购部必须提出采购预算调整申请,即追加采购预算 6.财务部接到采购部的预算调整申请后,根据实际情况,参照企业的相关规定进行核对, 并编制采购预算调整方案,提交财务总监审核、总经理审批 ? 采购申请制度 相 关 规 参照 范 规范 ?“销售计划” ?“生产计划” 文件资料 ?“年度采购预算表” ?“采购预算调整方案” 责任部门 及责任人 ? 采购部、财务部 ? 总经理、财务总监、采购部经理、财务部经理、采购专员、预算专员 ?《企业内部控制应用指引》 应建 ? 请购审批制度 规范 ? 预算管理制度

2.2.1 采购业务招标流程
1.采购业务招标流程与风险控制图
采购业务招标流程与风险控制 不相容责任部门/责任人的职责分工与审批权限划分 业务风险 总经理 需求部门 采购部经理 采购部 开始 供应商 段 阶

采购招标工作 中,如果违反国 提供相关资料 家法律、法规, 企业会遭受外部 审核 处罚、经济损失 和信誉损失

准备招标文件 1 编制招标书 2 发布招标信息 索取资格 审查文件 采购预算 填报资格 审查文件 采购预算

D1

采购招标过程如 果违反法律、法 规及企业规章制 度的规定,企业 可能会受到有关 部门的处罚,造 成资产损失

3 进行资格审查 4 确定资格 合格的供应商 5 发售标书

D2 购买标书

接收标书 6 初步评审

填报标书

如果采购招标评 审不规范、选择 审批 了不合格的供应 商或签订的合同 不符合国家相关 法律、法规,可 能给企业带来不 必要的损失

参与论证

组织论证 7 选取 最终中标者

8 宣布 中标单位 D3

9 签订合同 签订合同

结束

2.采购业务招标流程控制表
采购业务招标流程控制 控制事项 详细描述及说明 1.对需要进行招标的采购业务,采购部准备采购招标文件,编制《采购招标书》 ,报采购 部经理审核 D1 2.采购部发布招标信息,包括招标方式、招标项目(含名称、用途、规格、质量要求及 数量或规模) 、履行合同期限与地点、投标保证金、投标截止时间及投标书投递地点、开 标的时间与地点、对投标单位的资质要求以及其他必要的内容 阶 3.采购部收到供应商的资格审查文件后,对供应商资质、信誉等方面进行审查 段 D2 控 5.采购部向合格的供应商发售标书,供应商填写完毕后递交到采购部 制 6.采购部对供应商的投标书进行初步审核,淘汰明显不符合要求的供应商 7.采购部经理组织需求部门、技术部门、财务部门等相关人员或专家对筛选通过的投标 D3 书进行论证,选出最终的中标者 8.最终中标者经总经理签字确认后,由采购部相关人员宣布中标单位 9.采购部经理代表招标方签订《采购合同》 相 关 规 范 应建 规范 参照 规范 ? 采购管理制度 ? 采购招标管理规定 ?《中华人民共和国招标投标法》 ?《中华人民共和国合同法》 ?《采购合同》 ?《采购招标书》 文件资料 ?合格供应商名单 ?《中标单位通知书》 责任部门 及责任人 ? 采购部、请购部门 ? 总经理、采购部经理、采购主管、采购专员 4.采购部通过审查供应商各方面指标确定合格的供应商


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