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办公室的工作流程好


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办公室 工作流程

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第一部分 办公室工作流程
流程 1:印章使用管理流程 : 用印人
流程起始

各部门经理

行政部门

申请填写 《印章使用 申请单》

审批

同意

批准

同意

盖章

记录、存档

流程结束

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流程 2:接待工作流程 : 来访客人 相关部门接待人员 各部门经理 总经理 财务处

客人到访

明确客人身 份、来访事由 流程结束

流程起始

请示相关领导

了解 情况 一般客人

制定接 待方案

审批

具体落实

制定接待方案

落实

费用报销

汇报、报账 汇报、拟账 了解落实 情况 了解落实 情况

费用 审批

费 用 审批

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流程 3:办公用品、固定资产采购、入库、领用流程 :办公用品、固定资产采购、入库、 行政部门 总经理

流程起始

大宗物品 根据需求提出计划 审核 审批

物资采购

领用

验收入库、登记并 建立台账

流程结束

第二部分
一、办公用品管理制度

办公室管理制度

1、采购、印制 (1)提前三天书面申请。部门负责人审核,报公司总经理批准,交由办公室统 一采购或印制。 (特殊情况可委托办理) 。 (2)各部门在申报时,需认真填写计划单,计算好月使用量,一般采购或印制 数量以半年使用数为上限。 (3)申请印制,应设计好规格、件数,并提出初步印制价格。 (4)各部门验收时,要先查明物品规格、件数、价格是否相符,确认后在交货 单上签字。 (5)办公室在审核发票时,认真查对交货单,确认无误后签字,报总经理批准 后付款。 (6)低值易耗办公用品,各部门应本着不铺张不浪费的原则,从严从细控制使 用。 (7)高值办公耗材(如电脑、传真机)在使用中,应注意日常的维护与保养; 确需维修时,报请总经理同意后,办公室通知具办。 2、文印、传真 (1)文印、传真用纸一律由办公室统一采购,各部门登记领用。 (2)除有特殊要求外,各种文字材料用纸统一使用 A4 纸。 (3)要求能够手工书写的材料尽量手工书写。 (4)工作之外,需要打、复印、传真的,一律收费(行政部代收) ;不允许私自
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打、复印或发传真,一经查实,将给予当事人 10 元——50 元/次罚款。 收费标准:打印:A4 纸 0.50 元/张 A3 纸 1.00/元张 复印:A4 纸 0.50 元/张 A3 纸 1.00 元/张 A3 纸 1.00 元/张 传真:2.00 元/次(发) 办公室人员管理 1. 员工辞退审批流程, 提前 30 天提出申请报部门负责人审批, 如果部门负责人 不同意辞职申请,员工可以在向高一级领导申请。 2. 如果部门负责人同意辞职申请,报人力资源部门。 3. 人力资源部进行辞职原因调查。 总经理签字核定。 4. 5. 办理员工离职手续。 辞职申请表 姓名 职位 进入公司时间 自述原因 部门 离职时间

所在部门意见

分管领导意见

人力资源意见

总经理意见

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二、印章管理制度
1、印章刊刻与启用 (1)公司行政章、合同专用章、财务专用章、钢印、法定代表人签名章、财务 使用的法定代表章,在刊刻前应当由经办人到公司办公室开具专门介绍信。 (2) 公司直属机构印章和出纳印章刊刻前应由经办人到公司办公室开具介绍信。 (3)印章启用与变更按公安机关相关规定执行。 2.、印章保管 (1)各类印章应确定专人保管,保管人员应当同公司签订《责任状》 。 (2)各类印章保管人变动,必须先办理印章交接手续。 3、印章使用 (1)用印审批:经济合同、正式文件用印前必须经领导文字批准。 (2)盖章登记:印章保管人盖章时,应逐笔在《用印登记表》上登记,口头批 准用印的领导必须在登记表上签字。 (3)携章外出:办公室人员及经理层人员确因工作需要须携章外出的,应当登 记,携章人应当签字并保证妥善保管、及时退还。

三、合同管理制度
1、订立合同必须使用内蒙古自治区工商局制定的统一文本或经省工商局批准、 监制,企业设计的格式合同文本和数据电文合同,如:电子邮件、电报、传真等,要 求先签订合同。若特殊情况用电话、口头、便条订货,必须严格执行事后补订合同。 2、对外订立合同时,必须掌握供方的一些基本情况,必要时对供方进行现场考 察。 3、订立合同必须遵循平等、自愿、公平诚实信用和守法原则,不得徇私舞弊, 违反国家法律法规,损害国家和企业利益。 4、所定合同必须主体合格,标的合法,手续完备,条款齐全,意思表达真实, 约定明确,文字清晰,语言规范,无矛盾条款,无空白条款。 5、严肃合同报批制度,订立合同时,必须使用统一的合同审批标签,经部门负 责人审核、签字,报请公司总经理批准后,加盖合同专用章方为生效。 6、合同管理人员建立合同档案分类台账,合同执行完毕叫行政部门存档。 7、 委托代理人在签订合同时, 不得超越委托书的权限范围, 不得签订无效合同, 违反合同。 8、合同文本由专人保管登记使用。 9、凡与合同相关人员,必须严格遵守公司制度,严守合同秘密。

四、档案管理制度
1、归档范围公司文件材料的归档范围,包括上级机关印发的有关文件,批件 及各部门产生的各种文件材料,主要在以下几个方面:1.基础管理;2.经营管理;3. 设计研究;4.会计核算。 2、归档要求: (1)办公室为公司临时档案室,集中统一管理公司形成的全部档案; (2)归档的文件材料应完整、准备、系统; (3)文件书写和载体材料应耐久保存,文件不能以铅笔,圆珠笔书写,传真件、

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复印件不得长期存档; (4)文件材料整理符合规范; (5)归档的电子文件、应有相应的纸质文件材料一并归档保存; (6)各类文件一般归档一份,比较中和利用频繁的文件归档 2-3 份; (7)各部门负责归档文件的收集和整理并定期或按公司规定交公司办公室集中 管理,办公室定期或按集团规定将各部门已归档文件再次分类整理,交由集团档案室 集中管理。 3、归档时间 (1) 工程部管理、 行政管理、 设计部门管理类的文件一般按年度一年归档一次, 在次年的第二季度前归档; (2)会计类的文件由财会部门整理立类; (3)企业合同工的个人档案要随时归档,如有特殊情况,也可以分阶段归档。 4、档案的管理与利用 (1)档案分类:档案形成数量多的,可设二级类目;档案行程数量少,可将有 关类目适当合并,归档文件的整理质量要符合国家标准的要求,并要编制各类档案目 录; (2)保管条件:有专室或专柜存放档案,要防潮、防火、防尘、防有害生物等 安全设施、并定期检查档案的保管状况,对破损或蜕变的档案要进行修复,以确保档 案的完整与安全,并切实加强对知识产权档案和商业秘密档案的管理。 (3)保管期限: ①对企业有长远利用价值的档案应永久保存; ②对企业在一定时期内有利用价值的档案分别为长期或短期保存; ③凡是结余两种保管期限之间的档案,其保管期限一律从长。 (4)鉴定与销毁:定期进行档案鉴定工作,鉴定具体时间根据实际需要确定; 销毁前要造销毁清册,提出销毁报告,经总经理批准(重要档案应报集团或县档案机 关备案) ,并由档案人员监销。 (5)其他规定:部门或个人借阅档案,应到办公室登记,及时归还:对不按规 定归档而造成文件材料损失的,或对档案进行涂改、抽换、仿造、盗窃、隐匿和擅自 销毁而造成档案丢失或损坏的直接责任者,给予相应的处分,后果严重的,将依法进 行处理。 七、办公室管理制度 1、保持办公室地面、墙面、窗帘、窗户干净、清洁,各种公用设施完好无损, 禁止乱涂乱贴乱画,禁止在档案柜顶层堆放物品。 2、保持文件资料摆放整齐有序,办公室配置盆景,要保持盆景鲜艳;水瓶、盆 景、报纸夹、办公桌椅、工艺品、办公用品等放在办公室固定位置,禁止随意挪动。 3、上班时间严禁窜岗、大声喧闹;禁止在办公室吃早餐、零食、抽烟等。 4、讲文明礼貌,注意言行,不假公济私,热情大方,严守公司机密。 5、下班后,整理干净桌面,关闭电脑、空调、电灯等公用设施,关好门窗。上 班期间人员外出办事或下班后, 未关闭空调等设施的, 给予部门负责人 20 元/次罚款。 6、建立报纸、杂志等分类挂放在报纸架上。 7、样品室摆放美观整洁,窗明干净,废弃物要及时清理。

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第三部分

公司办公工作表单


年 申请部门 购买事由 购买物品 部门经理签字 总经理签字 注:本单由办公室管理 批准人





日 申请人

出 差 申 请 单
年 出差人员姓名 同行人员姓名 出差地点 出差路线 出发时间 交通工具 出差事由 返回时间 借款金额 职位 职位 月 日

部门经理签字 总经理签字 以下为回来时间填写 实用差旅费 总经理批示 报账时间

差旅开支清单
出差人姓名: 费用项目 金额/元 部门: 单据张数 年 月 日 无单据情况说明

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合计 诺 以上费用均属实,并与申请单相符。 出差人: 部门经理:

签字: 总经理签字:

第四部分

办公室各种表单使用及销毁流程

1、固定资产登记表使用及销毁流程 、
编制 填写 审核

办公室

行政人员

行政人员

行政部(长期保存)

2、定额费用登记表使用及销毁流程 、
编制 填写 审核 保存一年

办公室 毁

行政人员

行政部门

行政人员



3、印章使用记录表使用及销毁流程 、
编制 填写 审核、签字 保存二年

办公室

使用人

总经理

行政人员

销毁

4、客餐招待通知单使用及销毁流程 、
保存一年 编制 填写

行政主管

销毁

办公室

相关部门

行政部门
随账报财务

5、档案明细表使用及销毁流程
编制 填写 审核

办公室

相关部门

总经理

行政部门(长期保存)

6、合同登记表使用及销毁流程 、
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编制

填写

审核

保存十年

办公室

相关部门

总经理

行政部门

销毁

第五部分 办公室工作标准
标准 1:办公室人员岗位主要职责及工作常规 岗位名称:行政部主管 岗位名称: 汇报对象: 汇报对象:公司总经理 主要职责: 主要职责: 1、贯彻集团精神;执行公司方针,安排本部门工作,配合各公司、各部门工作; 2、带领部门员工提高业务水平和市场意识; 3、全面负责办公室业务、管理、会议、接待、宣传、后勤等工作; 4、做好公司内部各部门、公司与集团各部门之间的协调工作; 5、接待来访客户安排商务谈判; 6、草拟公司文件及相关材料;保管公司档案及其他物件; 7、召集公司例会,召开办公室例会; 8、协助总经理健全公司规章制度; 9、管理车辆及后勤工作,组织卫生检查; 10、管理维护各种设备,保证水电供应正常,网络、通讯设备运行良好; 11、处理紧急事务及突发事件; 12、落实总经理具体事务及时提醒总经理办理相关事宜; 13、公司电脑新增、报废的登记上报;网络开通情况的登记、上报; 14、协助公司员工办理电信手机业务。 作常规: 工作常规: 1、行政主管日常工作常规: 时间 具体事项 对办公室人员安排当日的具体工作事务; 与各分公司、各营业部或集团各部门联系落实相关事宜; 日 常 规 工 作 详细安排当日工作重点; 日常事务处理; 办文、办会、办事等; 后勤管理方面的监督检查; 来人接待; 社会关系维护;

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车辆管理使用; 总结当日工作、安排明日工作; 2、办公室周工作常规: (1)每周三(几点)召开办公室人员工作会议; (2)每周三安排本周主要重点工作任务; 3、办公室月工作常规: (1)每月 1 日-3 日组织召集公司月度工作例会; (2)每月 25 日对总社各部门进行月度内务大检查并做检查通报; 4、办公室年度工作常规: (1)6 月召开各部门和各分公司半年工作总结会; (2)12 月准备公司年度工作总结及下年度工作报告。 5、行政部门交接内容: (1)各种印章、公司证照; (2)公司文件及外来文件; (3)各部及各处室批文; (4)各种工作手册; (5)其它各类批件(如文件、合同协议等) ; (6)其它在用的公共财产; (7)公司其他档案及各种未办事宜。 3、办公室综合文员月工作常规 (1)每月 1 日参加办公室月度工作会议,汇报上月计划执行情况,安排本月工作; (2)每月 5 日至 10 日,做好定额费用登记(差旅费、水电费、办公室招待费、固定 资产购置费、房租费等)工作; (3)月底汇总办公室本月工作资料。 (4)每年 5 月底收集上半年工作小结,每月 12 月底收集全年工作总结;每季度末 (25-30 日)收集各部门季度工作小结。 标准 2:办公室日常行为规范 (1)办公电话接听规范 响铃时,在三声之内接起

接听时,要致以问候,语气要热情,标准语为: “您好,凯弘装饰公司! ”

在有必要知道对方姓名时可以说: “请问您是什么单位,请问您贵姓?” 并确认: “XXX 先生/小姐,您好! ”

认真倾听对方来电事由,如需要传呼他人应请对方稍等,轻轻放下电话传呼他人。
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如对方通知或询问某事应按对方要求逐条记录并复述给对方听, 重要事情要用书面答 复并作记录,不得在电话中答复了事。

接听电话时,无论对方是何等态度,何种语气,都要心平气和,态度和蔼。

中断时,应立即挂上电话,再次接通以表歉意。

通话结束时,应等对方挂断之后再轻轻放下电话。

对于打错的电话要耐心说明或转告相关人员,切勿生硬回绝,影响企业形象。

打出电话时,应预先将通知内容整理好,语言要简练,首先向对方致以问候并作自我 介绍,标准语为: “您好,我是凯弘装饰 XXX。 ”然后按事先准备的提纲逐步简述电话 内容。

如需接电话或传呼他人,语气要客气,标准语为: “请问 XX 处室(公司)的 XX 同事 在吗?” “麻烦您,我找 XX 同志听电话,谢谢! ” (2)常规接待规范 客人来访时,起身问好,面带微笑,握手或行鞠躬礼。

确认来访者姓名、身份,请其到接待室或会议室入座。

给客人送水,动作要轻。

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询问客人来访事由。

如客人要找的人不在,询问客人是否留下联系方式或留言转达,并做好记录。

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