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大型超市采购业务流程图


超市一般业务、管理总流程
采购部与供应商洽谈新商品引进 否 是 《新供应商商品引进流程》

是否新供应商

《旧供应商新商品引进流程》

《订货管理作业流程》

《收货工作流程》

商场进行商品销售、 管理


采购部与店面共同分析 是否有滞销或质量问题

采购部处理解决


采购部分析经营是否有问题

《退货管理流程》

否 否
信息部:新商品试 销是否已经到期

是 《新商品转正流程》

《供应商分析淘汰流》 程 需 不需 《结算流程》
1

是否新供应商

超市新供应商商品引进流程
采购员洽谈新供应商 及新商品

将供应商详细资料列 表,上报采购经理审

已有经营 不 同 意 无

商品是否已有 经营

批。并注明更换供应商 原因:如供货价较低、 是生产厂家等

填写《新商品录入资 料表》和《供应商录 入表》

将供应商详细情况 资料列表

申报采购经理/ 总监审批

采购部录入组录入: 1、新供应商资料 2、新商品资料 3、设定商品状态

采购员下新品订单, 并通 知门店

2

超市旧供应商新商品引进流程

供应商带新商品样品及 资料与采购部采购员洽 谈

不 同 意 采购文员填写 《新品录入 资料表》

采购部主管/经理签 名同意并由采购总 监签字确认

同意

采购部录入组录入 新商品资料并确认

新品资料单转交店长

采购员下新品订单, 并 通知各门店

3

超市联营及代销供应商引进流程

采购部与供应商协商 代销或扣点条件 不 同 意

采购主管与供应商草签 联营或代销合同

供应商在合同上签名、盖 公章交采购经理和采购总 监审核

同意

不同意

总经理签名是否同意 同意

采购员与供应商合同签署备案 (一式三份)

供应商留底

采购部留底

财务部留底

采购文员填写《新品录入资料 表》和《供应商资料表》 整理费用收 取清单 采购部录入小组供应商和商品 资料,进入订货程序
4

超市新商品转正流程

信息部每周一次检查, 试销已到期新商品

信息部出《需淘汰到期 新商品明细表》

类别、品名、规格、进 价、售价、毛利率、单 品平均日销、类别平均 日销、名次、进货总量、 销售总量、现库存

第一次

采购部、卖场考评 给出书面意见

保留第二次 通知采购部 及信息中心 商品转正 淘汰 未 退 货 通 知

采购总监 审阅签字

采购部将商品基础 资料属性改为: 不可订、不可进

通知信息部淘汰及 退货期限

退货流程

信息部检查到 期是否已退货

已退货

财务部结清 余款及费用

5

超市供应商分析淘汰流程

信息部每周进行一次检查, 已 入场三个月供应商, 以及供应 商销售排行榜 编号、供应商名称、 进场日期、品种数、 平均日销、结款方式、 库存金额……

信息部列〈供应商经 营情况一览表〉

采购部签署是否保留意见 并交采购总监确认签名 通 知 采 购 及 总 经 理

通知: 采购部、 财务 部、 营运部、 信息部 该供应商转正

总经理签名 是否保留

采购部将该供应 商资料订为不可 订或不可进

通知信息部: 淘 汰供应商名单 及最后期限

信息部检查是

采购部书面填报各 厂家特别费用清单

退货流程

否按时完成

财务部汇总并收取 厂家各项费用

财务部结清 供应商余款

6

超市租赁结算流程

每月指定交款日期,租赁供 应商到财务部交租金

财务部根据合同查 验应收租金额

采购部书面填报各供 应商特别费用清单

收取租赁供应商各 种杂费及租赁费用

财务部汇总采购部及营运 部各项费用,列明细表

财务列《未交款供应商明 细》交采购部催交

本月收款工作到期后,财务 部将各表交至指定部门

《已交款供应商明细表》 《未交款供应商明细表》 《合同已到期供应商明细表》

总 经 理

采 购 总 监

采 购 部

营 运 部

7

超市联营供应商结算流程

每月指定对帐日期,联营供 应商到财务部查询销售额 及可结款金额 采购部书面填报各供 应商特别费用清单 否 与财务部进 行对帐,核 对柜台每日 交款项(营 业额)
结算组对帐员审核结 款金额是否正确

是 收取联营供应商 各种杂费

财务部汇总各项费 用,列明细表



财务部根据合同查验收取 分成额是否超出保底数

是 采购部经理签名 提出处理意见 通知联营供应商开发 票到财务部结算



采购总监审核 意见是否保留 该供应商

财务确认支票日 期,出纳员付款

本月结算到期后, 财务部将以 下各表交至指定部门: 《正常结算供应商明细表》 《保底额结算供应商明细表》 《合同已到期供应商明细表》

否 总经理签名同意

通知采购部、营运部、 财务部淘汰供应商

总 经 理

采 购 总 监

采 购 部

营 运 部

供应商清算

8

超市代销结算流程

采购查询供应商可结 算金额并填单签名

采购部书面填报供 应商特别费用清单

财务部汇总各项费 用,列明细表 财务部核对应结 款余额, 收取供应 商各项费用

采购总监签名同意

财务总监签名同意

供应商按单开 具结算发票

财务部确认支票日期 出纳员付款, 在电脑系 统内做付款确认

财务每月交 《代销供应商 结算情况表》于总经理

9

超市购销(先货后款)结算流程
每月 5 日至 15 日供应商持验 收单至彩虹超市财务部对帐 无 财务部对帐组将供应商验收 单和电脑验收单进行核对 供应商检查验收单和送货 单并更正



确定供应商验收单与 电脑验收单是否平帐

检查门店入库 单是否有误

是有 待 否 处 理 到期 同意 财务部结转已平帐单据, 财务总监结转不平帐单据

补做调整单
财务部检查单据 是否已到结算期

采购及店面在每 月 4 日前统计供应 商的各项应扣费 用

数量有误, 由 收货部提出 解决方案

金额有误,由 采购部提出 解决方案

财务总监审批 交采购主管/经理签名确 认应付款金额,

采购总监签名确认

权限金额范围之外

总经理签名同意

权限金额之内 财务总监签名同意

通知供应商在每月 21 日至 28 日领款并提交增值税发票

财务部确认付款日期,出纳员 付款并在电脑内做付款确认

10

超市购销(先款后货)结算流程

采购部与供应商协商商品 付款条件并签订合作合同 不同意

采购总监确定合同内 容、 付款条件是否符合 要求、签名

同意 财务部合同副本备案 总经理在合同上签 名,盖公司合同章 采购部合同副本备案 采购部填写《现金使 用申请单》

供应商合同副本备案

采购总监在 《现金使 用申请单》上签名

财务总监签名确认 并且查验合同书

采购员下订单

财务部出纳员与采购员 提货并且付款

11

超市类别单品数量管理流程

采购总监及采购部经理根 据公司情况,确定商品类 别及每类应做品种类 不 妥

采购总监每月 至少一次查询 分类商品情况

列分类商品数量 表报总经理审批

类别实际单品 数是否符指标 数

同 意 由总经理、采购总监与其它高层领导 1、确定各采购分管大类 2、确定各大类应有商品品种 3、确定各大类应占用面积及楼层位置 差异较大 合理 由电脑部 1、录入商品分类资料 2、设定每类商品种类 不合理 3、设定各采购主管分类管理权限

通知采购总监或采购部 经理,由采购总监或采 购部经理汇报差异原因

差异原因 是否合理

调整类别 中单品数 量指标

采购部负责整改,增 加新品或淘汰滞销品

完成,下次再查

12

超市赠品送货流程

采购部、店面

执行商品进货流程

收货部

1、录入商品验收单 2、手工填制赠品收货单一式两联,收、付货双方代 表签字后自留一联,另一联返供货商。 3、执行商品入卖场流程 4、赠品入赠品库

店面

1、根据用途,从赠品库中提出赠品,组织发放。 2、未发放完的赠品,视具体情况上报有关领导批准 后,可移交行政库、供货商或转为自营商品出售。

行政库

供货商

该类商品经营柜组

店长

13

超市场内、场外促销活动流程
1、供应商自行举办的活动: 供应商 向采购部提出申请,并上报活动方案

采购部

1、审核方案,与供应商洽谈活动所需人员、场地、物品等事 项。 2、视情况制定费用标准。 3、采购总监审核、签批。 4、开具交费单据。

财务部

收取费用,开具收据。

企划部

审核收据,安排活动

店面

安排活动场地

2、公司举办的活动:

采购部

1、拟订活动方案,通知参加活动的供应商,并与之洽谈活动 所需人员、场地、物品等事项。 2、视情况制定费用标准。 3、采购经理审核、签批。 4、开具交收单据。

财务部

收取费用,开具收据。

企划部

1、审核收据。 2、企划部通知相关部门配合工作。

14

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