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房建项目档案管理培训讲义


工程档案 (房建项目) 管理培训讲义

公司档案中心 二 00 八年二月二十六日

第一章

工程项目档案术语

一、建设工程项目的定义 经批准按照一个总体设计进行施工,经济上实行统一核算,行 政上具有独立组织形式,实行统一管理的工程基本建设单位。它由一 个或若干个具有内在联系的工程所组成。 二、单位工程的定义 具有独立的设计文件, 竣工后可以独立发挥生产能力或工程效益 的工程,并构成建设工程项目的组成部分。 三、分部工程的定义 单位工程中可以独立组织施工的工程。 四、建设工程文件的定义 在工程建设过程中形成的各种形式的信息记录, 包括工程准备阶 段文件、 监理文件、 施工文件、 竣工验收文件, 也可简称为工程文件。 五、工程准备阶段文件 工程开工以前,在立项、审批、征地、勘察、设计、招投标等工 程准备阶段形成的文件。 六、监理文件 监理单位在工程设计、施工等监理过程中形成的文件。 七、施工文件 施工单位在工程施工过程中形成的文件。

八、竣工图 工程竣工后,真实反映建设工程项目施工结果的图样。 九、竣工验收文件 建设工程项目竣工验收活动中形成的文件。 十、建设工程项目档案 工程项目档案是指建设项目在立项、 招投标、 勘察、 设计、 施工、 监理及竣工验收全过程中形成的以纸质、胶片、磁盘、光盘等载体形 式存在的全部文字、图象、声像文件,包括前期文件、竣工文件(图) 和竣工验收文件等。它的形成反映了该项目从设计勘察到施工、竣工 全过程的真实面貌。 十一、 十一、案卷 由互有联系的若干文件组成的档案保管单位。 十二、 十二、立卷 按照一定的原则和方法, 将有保存价值的文件分门别类整理成案 卷,亦称组卷。 十三、 十三、归档 文件形成单位完成其工作任务后,将形成的文件整理立卷后,按 规定移交档案管理机构。 十四、 十四、编制单位 工程准备阶段文件和竣工验收文件的编制单位一般为建设单位; 勘察、设计文件的编制单位一般为工程的勘察、设计单位;监理文件 的编制单位一般为监理单位;施工文件的编制单位一般为施工单位。

十五、什么是档案工作与工程项目建设三同步? 十五、什么是档案工作与工程项目建设三同步? 档案工作与工程项目立项同步;与施工进度同步;与竣工验收同 步。 十六、什么是档案工作“三纳入”制度? 十六、什么是档案工作“三纳入”制度? 档案工作纳入本单位工作计划;纳入各项管理工作程序;纳入领 导干部工作责任制。 十七、档案工作“四参加”制度? 十七、档案工作“四参加”制度? 档案人员要参加产品定型投产过程;参加工程竣工验收;参加设 备开箱工作;参加科研成果过程。 十八、工程项目档案工作的基本原则? 十八、工程项目档案工作的基本原则? 是集中统一地管理工程档案,维护工程档案的完整、准确、系统和安 全的基本要求。

第二章

工程文件的归档范围及质量要求
建 设 单 位
工 程 项 目 档 案 内 容

一、工程文件的归档范围



计 单 位

施工单位 监理单位

工程项目档案是以竣工图为核心,在工程建设和工程对象的使用、维 护活动中形成的基建档案。它的基本内容包括: 1、工程准备阶段文件。立项文件;建设用地、征地、拆迁文件; 勘察、测绘、设计文件;招投标文件;开工审批文件;财务文件;建 设、施工、监理机构及负责人。 2、监理文件。监理规划;监理月报中的有关质量问题;监理会 议记要中的有关质量问题;进度控制;质量控制;造价控制;分包资 质;监理通知;合同与其它事项管理;监理工作总结。 3、施工文件。 (1) 建筑安装工程包括:土建(建筑与结构)工程;电气、给 排水、消防、采暖、通风、空调、燃气、建筑智能化、电梯工程;室

外工程。 (2) 市政基础设施工程包括:施工技术报告;施工现场准备; 设计变更、洽谈记录;原材料、成品、半成品、构配件、设备出厂质 量合格证及试验报告;施工试验记录;施工记录;预检记录;隐蔽工 程检查(验收)记录;工程质量检查评定记录;功能性试验记录;质 量事故及处理记录;竣工测量资料。 4、竣工图 (1)建筑安装工程竣工图包括:综合竣工图、专业竣工图。 (2)市政基础设施工程竣工图。 5、竣工验收文件 (1)工程竣工总结。 (2)竣工验收记录。 (3) 财务文件。 (4)声像、缩微、电子档案(详细内容见归档范围表) 。补 7 页 合同范围 二、归档文件的质量要求

工程档案质量要求

完整性 准确性 系统性

安全性

(一)工程档案质量要求。指对工程档案完整、准确、系统和安 工程档案质量要求 全的基本要求。 1、工程档案的完整,要求工程档案要齐全成套,并且种类也应 完备。一方面,就单项工程建设活动形成的工程档案而言,应包括该 活动全过程中形成的所有具有保存价值的施工文件, 符合成套性的要 求;另一方面,就一定的库藏范围而言,工程项目应按系统科学排列 档案,使工程项目档案从个体到整体的构成更加合理,维护工程档案 的不可分散性。 2、工程档案的准确,要求工程档案必须是真实的历史记录,并 且在内容上始终与所反映的实际施工相一致。 首先要求工程档案是其 工程施工活动同期形成的真实的历史记录, 保证如实地记录和反映工 程建设的历史面貌; 其次要求工程档案能够动态地反映工程文件归档 后其科技对象发展变化的基本情况, 使科技档案为历史研究和现实使 用提供可靠的依据和凭证。 3、工程档案的系统,要求保持工程档案之间的有机联系,不得 任意肢解与组合,并且实现库藏工程档案排列的有序化。

4、工程档案的安全,要求保证工程档案实体的安全,尽可能延 长其自然寿命; 同时还要求保护工程档案信息的安全, 保守科技机密, 保护知识产权。 5、工程档案的规范性 (1)归档的文件应为原件。 (2)工程文件的内容及其深度必须符合国家有关工程勘察、设计、 施工、监理等方面的技术规范、标准和规程。 (3)工程文件应采用耐久性强的书写材料,如碳素墨水、蓝黑墨 水,不得使用易褪色的书写材料,如红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、 复写纸、铅笔等。 (4)工程文件应字迹清楚,图样清晰,图表整洁,签字盖章手续 完备。 (5)图纸一般采用蓝晒图,竣工图应是新蓝图。计算机出图必须 清晰,不得使用计算机出图的复印件。 (二)建设单位对工程档案质量的落实措施

经济手段

签定合同时设有档案整编专 工程资料归档后予以结算

控 制 手 段
技术管理 制度落实

档案工作与工程建设同步进行 做到“三纳入、 ”四参加“ 系统性上以设计总目录为纲 完整性上做到账、账,账物相符 准确性上做到坚持四级审查制度

规范性上严格按照几家行业标准进行 整编

1、从制度和经济手段上控制 (1)严格执行国家标准 GB/T50328—2001《建设工程文件归档整 理规范》 ,项目法人在招标、投标和与勘察、设计、监理、施工等单 位签定合同、协议时,设立专门条款,明确规定有关工程文件、图纸 (含竣工图纸)及其它特殊载体(声像、光盘、磁盘)等文件的整编 归档内容及各方应承担的责任, 包括套数、 质量、 费用、 移交时间等。 (2)严格执行国家计委、建设部、国家档案局对重点工程项目 管理规定,完整、准确、系统的工程档案是进行工程竣工验收的重要 条件,工程文件的收集、整理、归档和移交应与工程的立项准备、建 设和竣工验收同步进行。 (3)保证工程档案的完整、齐全、准确,应做到“三纳入” ,即 档案工作纳入公司管理工作计划;纳入各项管理工作程序;纳入管理 责任制。做到“四参加” ,即产品定型投产档案人员要参加;基建工 程竣工验收档案人员要参加;设备开箱档案人员要参加;科研成果档 案人员要参加。做到“严把四关” ,即严把合同签定关,运用法律手 段超前控制; 严把责任关, 运用经济手段超前控制; 严把不时督导关, 运用职能手段超前控制;严把重点建设项目档案的登记关、验收关, 运用行政手段超前控制。 2、从技术管理上控制 (1)工程项目档案的系统性。建设单位在复杂的水电工程项目档

案管理中,坚持做到以设计总目录为纲,以工程项目竣工验收分部分 项资料编目大纲为目,进行系统地排列,使工程项目竣工资料完整、 系统地进行收集、整编。 (2)工程项目档案的完整性。建设单位要坚持做到设计总目录、 工程项目竣工验收分部分项编目大纲, 工程项目竣工资料移交目录实 现帐帐相符,帐物相符的目标,确保工程资料的完整与安全归档。 (3)工程项目档案的准确性要认真执行国家颁发的《建设工程 文件归档整理规范》 ,同时建设、施工、监理单位要坚持工程档案四 级审查制度,即:各参建单位根据项目的编目大纲和归档范围进行分 类、组卷、整编,装订前由项目负责人审查确认;整编完成后由监理 单位对资料的质量进行审签;移交归档前建设单位技术负责人对勘 察、设计、施工、监理等单位的工程资料真实、完整进行复审;档案 部门对工程资料的规范性进行审查。 3、建设单位、竣工办、档案部门跟踪指导、检查、监督、协助 工程项目文件形成、积累、归档。 (1)竣工办、档案部门参与制定工程项目文件形成、积累的质 量指标和管理办法,制定工程项目档案的归档范围、分类、整编、移 交、保管、利用等制度和方法。 (2)深入各部室、参建单位,具体检查和协助技术人员做好工程 技术文件的形成和积累工作,确保工程技术文件质量和安全。 (3)宣传工程项目档案的作用和工程项目档案工作的意义,贯彻 执行《档案法》和有关工程项目档案工作的方针政策与规章制度,提

高工程技术人员对工程项目档案工作和工程项目文件完整形成、 积累 的认识。 (4)为工程技术人员形成、积累工程技术资料,提供业务指导、 服务。

第三章

工程竣工文件的编制

一、工程档案整编的主要职责分工 1、项目建设单位:负责工程建设全过程文件材料的编制、归档 等工作的组织协调、 监督、 检查; 负责工程前期文件、 工程管理文件、 设备文件、工程竣工验收文件的收集整理与归档;负责接受工程全部 档案,汇总后将有关部分向城建档案馆、物业管理单位移交,建设单 位自行保管一份。 2、设计单位:提交工程各阶段的勘测、设计文件,提交全部设 计修改通知单和设计说明书总结。 3、施工单位:负责编制、收集、整理、提交全部竣工图、施工、 安装记录(含隐蔽工程及测量记录)等资料 4、监理单位:负责编制、收集、整理、提交工程监理业务范围 内形成的各项监理事项(工程质量、工期、投资等)的全部文件材料 和监理工作总结; 督促检查工程建设中文件材料的收集、 积累和完整、 准确情况,负责竣工文件和竣工图的审核并签署意见。 二、竣工文件(竣工图)编制 竣工文件(竣工图)

编制竣工文件(竣工图) ,应遵循工程文件的自然形成规律,保 持文件的成套性和有机联系,使组成的案卷既能准确、系统地反映工 程的全貌,又便于保管和利用。竣工文件(竣工图)编制完毕后,项 目法人应督促有关单位(监理、施工等)对竣工文件的编制情况进行 审查,发现不准确、遗漏或短缺时,应及时修改和补齐。 1、文字材料的整编 (1)将已按照工程档案分类大纲进行分类的文件进行组合,管理 性文件按阶段问题或重要程度排列; 同一问题 (事件) 的请示、 批复、 合同、协议、来往文电等应放在一起,依时间顺序排列;一般文字材 料在前,图样在后。 (2)与施工图有关的设计变更、现场洽商和材料变更应单独组 卷。 (3)凡为易褪色(如复写纸、热敏纸等)形成的并需永久和长 期保存的文件,应附一份复印件。 2、竣工图编制 竣工图是工程建设最终情况的真实反映, 是项目工程建成后投产 运行、维护、保养必不可少的凭证和依据,工程建设过程中必须按工 程实际情况编制竣工图(包括设计变更、现场商洽、材料代用、质量 事故处理等均应在竣工图上反映) 真实反映工程竣工验收时的实际情 况,并加盖竣工图章。做到准确、清楚、完整、统一,技术数据可靠, 各项签字手续完备(不得由他人代签或以个人印章代替签字) 。 竣工图章应使用不褪色的红色印泥, 盖在图标上方空白处或折叠

后竣工图外翻图标的上方。竣工图章的尺寸为 80mm×50mm,内容 为:编制单位名称、工程名称、编制人、审核人、技术负责人、编制 日期、监理单位名称和现场监理人、总监。 竣工图编制完毕后,各编制单位应提供竣工图编制说明(包括总 说明及各专业编制说明) ,叙述竣工图编制原则及各专业的编制情况 等,与竣工图一起向建设单位移交。 (1)凡按图施工没有变动的,或有一般性设计变更和材料代用、 符号杠改或划改要求的,可在原图(须是新图)上修改,并注明修改 依据、设计变更通知单、监理通知单、商洽记录等文件编号,加盖竣 工图章。 (2)凡有重大变更或图面变更面积超过 30%的,应重新绘制竣 工图,仍用原图编号,末尾加注“竣”字。 (3)一张更改通知单涉及多张图纸的,如图纸不在同一卷册, 应将通知单复印后附在有关卷册中,或在备考表中说明。 (4)同一建筑物、构筑物重复的标准图、通用图可不编入竣工 图中,但必须在图纸目录中列出图号,指明该图所在位置并在编制说 明中注明,不同建筑物、构筑物应分别编制竣工图。 (5)项目法人应负责或委托有关单位编制项目总平面图、综合 管线图。 (6)竣工图按 GB 11822-2000 《科学技术档案案卷构志的一般 要求》统一折叠成 210mm×297mm(A4)图幅,内折式,外翻图标。 (7)竣工图按单位单项工程、装置或专业编制,并配有详细的

编制说明和目录。 (8)竣工图一般为三套,项目法人单位一套、物业管理单位二 套。凡在大中城市规划区范围内的项目,应根据《城市建设档案归属 与流向暂行办法》 (档发字[1997]20 号)第五条的规定,编制与城市 建设、规划、管理有关的竣工图,移交给所在大中城市的城市建设档 案馆一套。 三、照片、录音带、录像带的整编 照片、录音带、 声像材料整理时应附文字说明,对事由、时间、地点、人物、作 者等内容进行著录。照片按照 GB/T 11821—1989《照片档案管理规 范》的要求编制;录音、录像按照 DA/115 的要求编制。

第四章

工程文件的立卷与归档

一、立卷的原则和方法 1、立卷应遵循工程文件的自然形成规律,保持卷内文件的有机 联系,便于档案的保管和利用。 2、一个建设工程由多个单位工程组成时,工程文件应按单位工 程组卷。 3、立卷方法 (1)工程文件可按建设程序划分为工程准备阶段的文件、监理文 件、施工文件、竣工图、竣工验收文件五部分。 (2)工程准备阶段文件可按建设程序、专业、形成单位等组卷。 (3)监理文件可按单位工程、分部工程、专业、阶段等组卷。 (4)施工文件可按单位工程、分部工程、专业、阶段等组卷。 (5)竣工图可按单位工程、专业组卷。 (6)竣工验收文件按单位工程、专业等组卷。 4、立卷过程中宜遵循的要求: (1)案卷不宜过厚,一般不超过 40 厘米。

(2)案卷内不应有重份文件;不同载体的文件一般应分别组卷。 二、卷内文件的排列 1、管理文件按问题、时间或重要程度排列。同一事项的请示与 批复,批复在前,请示在后;函与复函,复函在前,函在后。 2、施工文件按管理、依据、建筑、安装、检测实验记录、评定、 验收排列。 3、设备文件按依据性、开箱验收、随机图样、安装调试和运行 维修等顺序排列。 4、竣工图按专业、图号排列。 5、卷内文件一般文字在前,图样在后;译文在前,原文在后; 正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后。 三、案卷编目 1、编制卷内文件页号 (1)卷内文件均按有书写内容的页面编号。每卷单独编号,页号 从“1”开始。 (2)页号编写位置:单面书写的文件在右下角;双面书写的文件, 正面在右下角,背面在左下角。折叠后的图纸一律在右下角。 (3)成套图纸或印刷成册的科技文件材料,自成一卷的,原目录 可代替卷内目录,不必重新编写页码。 (4)案卷封面、卷内目录、卷内备考表不编写页号。 2、卷内目录的编制 (1)卷内文件目录:卷内文件目录由顺序号、责任者、文件编号

(图号) 、日期、 文件标题(题名) 、页号、备注组成。各项内容均 应填写清楚。 (2)序号:以一份文件为单位,用阿拉伯数字从 1 依次标注。 (3)责任者:填写文件的直接形成单位和个人,有多个责任者时, 选择两个主要责任者,其余用“等”代替。 3、文件编号:文件编号(图号) ,填写文件的发文字号或图纸编 号。 (1)文件标题(题名) ,填写文件标题(图纸)全称。文件题名 (2)日期:填写文件形成的日期。 (3)页次:填写文件在卷内所排的起始页号。最后一份文件填写 起止页号。 (4) 卷内目录排列在卷内文件首页之前。 4、卷内备考表 (1)卷内备考表的式样应符合有关规定。 (2)卷内备考表主要表明卷内文件的总页数、各类文件页数(照 片张数) ,以及立卷单位对案卷情况的说明。 (3)卷内备考表排列在卷内文件尾页之后。 5、案卷封面的编制 (1) 案卷封面印刷在卷盒、 卷夹的正表面, 也可采用内封面形式。 案卷封面的式样应符合有关规定的要求。 (2)案卷封面的内容应包括:档号、档案馆代号、案卷题名、编 制单位、起止日期、密级、保管期限、共几卷、第几卷。

(3)档号应由分类号、项目号、案卷号组成。档号由档案保管单 位填写。 (4)档案馆(室)代号应填写国家给定的本档案馆(室)的编号。 档案馆(室)代号由档案馆(室)填写。 (5)案卷题名应简明、准确地揭示卷内文件的内容。案卷题名应 包括工程名称、专业名称、卷内文件的内容。 (6)编制单位应填写案卷内文件的形成单位或主要责任者。 (7)起止日期应填写案卷内全部文件形成的起止日期。 (8)保管期限分为永久、长期、短期三种期限。永久是指工程档 案需永久保存。长期是指工程档案的保存期限等于工程的使用寿命。 短期是指工程档案保存 20 年以下。同一类卷内有不同保管期限的文 件,该案卷保管期限应从长。 (9)密级分为绝密、机密、秘密三种。同一案卷内有不同密级的 文件,应以高密级为本卷密级。 6、卷内目录、卷内备考表、案卷内封面应采用 70 克以上白色 书写纸制作,幅面统一采用 A4 幅面。 四、案卷装订要求 1、案卷可采用装订与不装订两种形式。文字材料必须装订,既 有文字材料,又有图纸的案卷应装订。装订应采用线绳三孔或不绣钢 钉左侧装订法,要整齐、牢固、便于保管和利用。 2、文字材料可采用整卷装订与单份文件装订两种形式;图纸可 不装订,但同一项目应统一。

3、案卷内不应有金属物。 4、单份文件装订时,应在卷内每份文件首页右上方加盖、填写 档案号章。档号章内容有:档号、序号。 5、外文资料应保持原来的案卷及文件排列顺序、文号及装订形 式。 五、卷盒、卷夹、案卷脊背 卷盒、卷夹、 1、案卷装具一般采用卷盒、卷夹两种形式(公司统一为采用卷 盒) (1)卷盒外表尺寸为 310mm×220mm,厚度分别为 20、30、40、 50mm。 (2)卷夹外表尺寸为 310mm×220mm,厚度一般为 20—30mm。 (3)卷盒、卷夹应采用无酸纸制作。 2、案卷脊背的内容包括档号、案卷题名。 六、工程文件的归档 1、归档要求 (1)归档文件必须完整、准确、系统,能够反映工程建设活动的 全过程。文件材料归档范围、质量符合有关规定。 (2)归档的文件必须经过分类整理,并应组成符合要求的案卷。 2、归档时间 (1)根据建设程序和工程特点,归档可以分阶段分期进行。也可 以在单位或分部工程通过竣工验收后进行。 (2)勘察、设计单位应当在任务完成时,施工、监理单位应当在 工程竣工验收前,将个自形成的有关工程档案向建设单位归档。

3、工程档案的审查 勘察、 设计、 施工单位在收齐工程文件并整理立卷后, 建设单位、 监理单位应根据城建档案管理机构的要求对档案文件完整、准确、系 统情况和案卷质量进行审查。审查合格后向建设单位移交。 4、凡设计、施工、监理单位需要向本单位归档的文件,应按国 家有关规定要求单独立卷归档。

第五章

工程档案的验收与移交

一、工程档案的验收 列入城建档案馆(室)档案接收范围的工程,建设单位在组织工 程竣工验收前,应提请城建档案管理机构对工程档案进行预验收。建 设单位未取得城建档案管理机构出具的认可文件, 不得组织工程竣工 验收。 二、工程档案验收的内容: 工程档案验收的内容: 1、工程档案齐全、系统、准确、规范。 2、工程档案的内容真实、准确地反映工程建设活动和工程实际 状况。 3、工程档案已整理立卷,并符合有关规范的规定。 4、竣工图绘制方法、图式及规格等符合专业技术要求,图面整 洁,盖有竣工图章。 5、文件的形成、来源符合实际,要求单位或个人签章的文件, 其签章手续完备。 6、文件材质、幅面、书写、绘图用墨、托裱等符合要求。

三、工程档案移交、份数及手续 工程档案移交、 列入城建档案馆(室)接收范围的工程,建设单位在工程竣工验 收后 3 个月内,必须向城建档案馆(室)移交一套符合规定的工程档 案;向物业管理单位移交一套工程档案,便于日后维护、管理利用; 建设单位自行保留一套工程档案。并办理移交手续,填写移交目录、 双方签字、盖章后交接。 四、停建、缓建建设工程的档案的管理 停建、 应暂由建设单位保管。 五、对改建、扩建和维修的工程档案管理 对改建、 建设单位应当组织设计、 施工单位据实修改、 补充和完善原工程档案。 对改变的部位,应当重新编制工程档案,并在工程竣工验收后 3 个月 内向有关单位移交。

第六章

建立档案工作管理机制

一、建立档案管理组织体系 档案管理组织体系图: 档案管理组织体系图: 理组织体系图

领导层档案工作领导



管理层档案工作部门

内部收集 档案室

外部收集 竣工办

设 计

施 监 单 位 位 位 工 单 单 理

质 量 监 督 单 位

内部各二级单位、 机关部室

实行统一领导、分级管理的原则。工程项目管理具有技术密集、 时间长、工程管理环节多、施工队伍复杂等特点,为确保工程质量和

档案资料的完整、真实、系统、规范,建设单位要依法治档,严格执 行《档案法》 、国家有关部门对工程项目档案的规定,严格执行档案 工作与工程项目建设三同步制度,加强对设计、施工、监理单位的工 程项目资料实行统一领导、统一管理。既:成立领导机构“档案工作 领导小组” ,负责协调公司管理范围内的档案工作;设置负责日常档 案工作的管理机构;设置竣工办负责设计、施工、监理单位对工程项 目竣工资料的整编与归档。档案工作实行统一领导、统一制度、分级 管理、集分结合的档案管理体系。 二、建立档案管理责任体系 (一)项目档案管理纳入各参建单位质量行政领导人责任制 各参建单位要依照《档案法》 、和《国务院关于加强基础设施工 程质量管理的通知》 要求, 建立和落实建设项目档案工作领导责任制, 按照项目所属关系, 将档案工作纳入工程质量行政领导人责任制和参 建单位工程质量领导人责任制,把建设项目档案工作确实抓紧抓好。 (二) 建设项目档案工作纳入项目责任单位经济责任制和年终绩效 考核内容之中。 是对建设单位内部档案工作的约束和控制手段。 建设单位每年将 档案管理目标、年度归档计划、整编要求、利用成果、系统运用情况 等细划成系数,列入到项目责任单位经济责任制年终绩效考评的内 容,根据考核结果奖惩兑现。 (三)档案工作纳入各级领导、业务人员职责范围之中 工程项目档案是工程质量管理的有机组成部分,各级领导、工程

技术人员在工程建设管理期间,同时更要注重对工程档案的同步管 理,将档案工作纳入各级领导和工程技术人员年终目标考核之中,严 把督导关,应用职能手段提前控制。 (四)利用市场经济手段确保工程档案的质量 建设单位在工程项目与设计、施工、监理单位签定合同时,合同 条款必须明确归档要求及质量,项目档案验收不合格,档案部门不审 签、财务部门不予结算,运用经济手段超前控制。 三、建立档案保管体系 档案保管工作就是将本单位的全部档案按照归档要求, 集中到档 案室有序地排架、便于查阅利用、采取安全防护措施以延长档案寿命 的工作。 (一)档案库房的管理 档案室应对存放档案资源的库房进行日常的科学管理。 合理配置 温湿度计、去湿机、除尘器、灭火器等设备;合理档案柜架,并进行 统一编号,确定档案存放位置;记录库内温湿度状况,根据需要不失 时机地采取通风、去湿、降温等控制,调节温湿度措施;采取防霉驱 虫、防尘、防火、防光和防盗措施;对照明、仪器管理和档案状况的 检查以及保持库房的清洁卫生等。 (二)档案专门技术处理 为了延长档案寿命,档案人员对归档的档案进行严格检查,对受 潮、干枯的档案进行去湿和补水处理;对于破损的档案应进行必要的 修裱复制等技术处理。

(三)档案流动过程中的安全保护 为了有效地保护档案,防止档案丢失,档案部门制定了系统的档 案保管、借阅、复印、接受、移交制度,确保档案的安全保管和有效 利用。 四、建立档案资源的开发、利用体系 建立档案资源的开发、 工程管理企业具有地域分散、人员流动大、专业复杂等特点,建 立档案信息系统是水电开发企业的有利选择。 (一)建立文档一体化信息系统 “文档一体化”信息系统是先进的计算机网络技术与文书、档案 管理的优良传统相融合的产物,它以电子行文的方式和星型、网络拓 扑型等多种流转模式及动态跟踪流转情况的功能, 对传统的公文管理 进行了改革;以自动分类、自动立卷、自动标引、自动编目、自动统 计为基础,自动标识为重点,对传统档案管理进行了革新,以数据共 享为前提,以单极引导的方式实现了“文档一体化” ;档案系统 Lotus Domino 软件为平台,采取 B/C 为主、C/S 为辅的混合计算模式,集 成了 Msomceranjian 软件作为客户端文件编辑和报表输出工具,实 现了与公文系统等办公系统的接口,实现了网上归档,实现了文书档 案从产生、收集、整理、利用、销毁,整个生命周期的管理。系统支 持 XML/TXT/DOC/PDF/JBP/GIF/TIF/ 等 多 种 数 据 格 式 , 支 持 Windows/IBM AIX/HPUnix/Linux/OS/2 等多种操作系统。在资源共享 上,建立了两个利用平台。一个是现行文件电子阅文中心;一个是档 案目录中心。使整个文书管理与档案管理形成有机的整体,便于对文

件、档案资料的有效利用。 (二)创新服务形式,便于档案资源利用 1、阅览服务。公司档案部门设置现行文件阅览室和档案资料阅 览是室,向公司内部各单位、部门提供现行文件服务。阅览服务具有 简便、快捷、质量、直接的特点,是最基本、最普遍、最简便的现行 文件和档案资料服务形式。 2、网络服务。建立文档信息系统,实现网上办文、流转、借阅 等功能。网络服务具有传播速度快、利用方便、不受地域限制、内容 更新快的特点,是一种现代化的服务方式。 3、编研服务。为了更好地为各项管理工作服务,档案部门利用 信息资源按专业、时间、行文单位进行编研,满足利用需求。编研服 务是一种较高层次的现行文件、档案资料服务方式,具有周期长、主 动性、系统性、时效性、史料性强,技术含量高等特点。 4、咨询服务。文书、档案人员根据利用者的要求,以现行文件 和档案资料为依据,通过综合分析、以解答问题的形式,为利用者服 务。

附: 《建设工程文件归档整理规范》


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