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零售行业商品采购流程图


一般业务管理总流程
采购部与供应商洽谈新商品引进 否 《旧供应商新商品引进流程》

是否新供应商 是 《新供应商商品引进流程》

《订货管理作业流程》

《收货工作流程》

《仓库管理作业流程》

商场进行商品销售、管理,商品价格牌管理流程 (1、 价格牌管理 2、 POP 管理 3、 变价作业流程)


采购部与营运部共同分析 是否有滞销或质量问题

采购部处理解决


采购部分析经营是否有问题

否 否

《退货管理流程》


新商品试销是否已 经到期

是 《新商品转正流程》 是 《供应商分析淘汰流程》 程 需 是否新供应商

《结算流程》 不需

1

新供应商新商品引进流程
采购员洽谈新供应商 及新商品 将供应商详细资料列表,上报经 理审批。并注明更换供应商原 因:如供货价较低、是生产厂家 商品是否已有 经营

已有经营

等(1、洽谈记录 报价

2、新供应商 4、旧

3、旧供应商合同

供应商商品资料明细表(采购在 电脑系统中列印) )

不 同 意



(1) 洽谈记录(不得涂改) (2) 供应商报价明细 (含商 品零售价及试销期) (3) 市调报告

将供应商详细情况 资料列表

申报采购经理/ 店长审批

录入组录入: 1、新供应商资料 2、新商品资料 3、设定商品状态 注:录入组二十四小时内录入完成,原始资料及电脑打 印供应商商品明细表于次日十点前返回 (错误一条 罚五元)

《合同管理流 程》 合同管理流程

采购员下新品订单、排面量(订单备注新品、新供应商) ,并 通知卖场签名确认(陈列位置由采购同营运经理协商确认)

备注:试销期规定(1)常规商品试销期 30 天

(2)电器类商品试销期 60 天

(3)特殊商品另订

2

旧供应商新商品引进流程

供应商带新商品资料与 采购部采购员洽谈

采购员填写《新品开发 单》 、供应商报价单、市调 报告(含售价及试销期)

不 同 意

采购部经理签名同 意并由店长签字确 认

同意

录单组 24 小时内录入新商 品资料并确认,原始资料 及供应商商品明细表于次 日十点前返回(错误一条 罚款 5 元)

采购员下新品订单、排面量 (订单备注新品) 并通知卖 , 场签名确认(陈列位置由采 购同卖场协商确认)
3

联营及代销扣点供应商引进流程
采购部与供应商协商 代销或扣点条件

不 同 意

采购与供应商草签供应商 洽谈记录表(1)洽谈记录 (2)报价单(只需售价) (3)市调报告

供应商在合同上签名、盖 公章交采购经理和店长审 核

财务部审核

同意

总经理签名是否同意 同意

不同意

采购员与供应商合同签署合同 (一式三份)

供应商留底

采购部副本留底

财务部正本留底

采购员填写《新品录入资料表》 和《供应商资料表》

合同、供应商资 料电脑部录入

录单组录入商品资料, 进入订货 程序

整理费用收 取清单

4

新商品转正流程

录单组每周一次检查,试销已到 期新商品(试销期 30 天)

录单组出《需淘汰到期 新商品明细表》

类别、品名、规格、进 价、售价、毛利率、单 品平均日销、类别平均 日销、名次、进货总量、 销售总量、现库存

采购部、卖场考评 给出书面意见

第一次

通知采购部 及录单组商 品转正

保留

店长审阅 签字 淘汰

第二次

录单组将商品基础 资料属性改为: 不可订、不可进

通知录单组淘汰及 退货期限为两周

未 退 货 通 知

〈 〈退货流程〉 〉 退货期限为两周

录单组检查到 期是否已退货

财务部结清 余款及费用

已退货

5

供应商分析淘汰流程

营运部每周进行一次检查, 已 入场三个月供应商, 以及供应 商销售排行榜 编号、供应商名称、 进场日期、品种数、 平均日销、结款方式、 库存金额、排名、进 货总量、总销量……

营运部列〈供应商经 营情况一览表〉

采购部签署是否保留意见 并交店长确认签名 通 知 采 购 及 店 长

通知: 采购部、 财务 部、 营运部、 电脑部 该供应商转正

店长签名是 否保留

录单组将该供应 商资料订为不可 订或不可进

通知录单组: 淘 汰供应商名单 及最后期限

采购部书面填报各 厂家特别费用清单

退货流程

录单组检查
是否按时完成

财务部汇总并收取 厂家各项费用

财务部结清 供应商余款

6

租赁结算流程

每月指定交款日期,租赁供 应商到财务部交租金

财务部根据合同查 验应收租金额

采购部书面填报各供 应商特别费用清单

收取租赁供应商各 种杂费及租赁费用

财务部汇总采购部及营运 部各项费用,列明细表

财务列《未交款供应商明 细》交采购部催交

本月收款工作到期后, 财务部 将各表交至指定部门

采 购 部 营 运 部

《已交款供应商明细表》 《未交款供应商明细表》 《合同已到期供应商明细表 》

总 经 理 店 长

7

联营供应商结算流程
每月指定对帐日期,联营供应商到 财务部查询销售额及可结款金额, 每月 1-5 号对单,15 号、25 号后周 五结款

采购部书面填报各供 应商特别费用清单

与财务部进 行对帐,核 对每日交款 项 (营业额)



核算员审核结款金额 是否正确

是 收取联营供应商 各种杂费

财务部汇总各项费 用,列明细表



财务部根据合同查验收取 分成额是否超出保底数

是 采购部经理签名 提出处理意见 通知联营供应商开发票 到财务部结算

店长审核意见 是否保留该供 应商



财务确认支票日 期,出纳员付款

本月结算到期后, 财务部将以 下各表交至指定部门 : 《正常结算供应商明细表》 《保底额结算供应商明细表》 《合同已到期供应商明细表》

否 总经理签名同意

通知采购部、营运部、 财务部淘汰供应商

供应商清算

总 经 理

店 长

采 购 部 经 理

8

代销结算流程

采购部书面填报供 应商特别费用清单

财务部汇总各项费 用,列明细表 财务部查询供应商可结算金额核 对应结款余额,收取供应商各项费 用并填单交采购部签名

店长签名同意

财务总监签名同意

供应商按单开 具结算发票

财务部确认支票日期 出纳员付款, 在电脑系 统内做付款确认

财务每月交 《代销供应商 结算情况表》于总经理

9

购销(先货后款)结算流程

每周三供应商持验收单至财 务部对帐 财务部对帐组将供应商验收 单和电脑验收单进行核对 否
确定供应商验收单与 电脑验收单是否平帐

供应商检查验收单和送货 单并更正 无

检查入库单是 否有误

是 待 处 否 理
财务部检查单据 是否已到结算期

补做调整单 采购在每月 7 日前 统计供应商的各 项应扣费用总表





到期 财务部结转已平帐单据, 财务总监结转不平帐单据

数量有误, 由 收货部提出 解决方案

金额有误,由 采购部提出 解决方案

同意 采购部经理审批

交采购经理签名确认应付 款金额,

店长签名确认

权限金额范围之外

总经理签名同意

权限金额之内 财务总监签名同意

通知供应商在每周五前领款 并提交增值税发票或收据

财务部确认付款日期,出纳员 付款并在电脑内做付款确认

10

购销(先款后货)结算流程

采购部与供应商协商商品 付款条件并签订合作合同 不同意

店长财务部确定合同 内容、 付款条件是否符 合要求、签名

同意 财务部合同正本备案 总经理(店长)在合同上签 名,盖公司合同章 采购部合同副本备案 采购部填写《借款单》 供应商合同正本备案

店长在 《借款单》 上 签名

财务总监签名确认 并且查验合同书

采购员下订单

采购员凭结算单报销

11

类别单品数量管理流程(没讨论)

店长及采购部经理根据公 司情况,确定商品类别及 每类应做品种类 不 妥

店长每月至少 一次查询分类 商品情况

列分类商品数量 表报总经理审批

类别实际单品 数是否符指标 数

同 意 由总经理、店长与其它高层领导 1、确定各采购分管大类 2、确定各大类应有商品品种 3、确定各大类应占用面积及楼层位置

通知采购部经理,由采 购部经理汇报差异原因

差异 较大 合理 调整类别 中单品数 量指标

差异原因

由录单组 1、录入商品分类资料 2、设定每类商品种类 3、设定各采购分类管理权限

是否合理

不合理 采购部负责整改,增 加新品或淘汰滞销品

完成,下次再查

12

赠品送货流程

采购部

订单注明

收货部

1、订单赠送商品直接录入商品验收单(单价为零) 2、活动赠品手工填制赠品收货单一式两联,收、付 货双方代表签字后自留一联,另一联返供货商。 3、以物代费用,赠品直接录入赠品库。 4、执行商品入卖场流程。





每周汇总后交书面赠品库存明细到采购部

卖场

1、根据用途,从赠品库中提出赠品,组织发放。 2、未发放完的赠品,视具体情况上报店长批准后, 可移交仓库、供货商或转为自营商品出售。

仓库

供货商

卖场

店 长

13

场内、场外促销活动流程

1、供应商自行举办的活动: 供应商 向采购部提出申请,并上报活动方案 1、审核方案,与供应商洽谈活动所需人员、场地、物品等事 项。 2、视情况制定费用标准。 3、店长审核、签批。 4、开具交费单据。

采购部

财务部

财务收取费用,开具收据。

企划部

审核收据,安排活动

卖场

安排活动场地

2、公司举办的活动:

企划部发方案

采购部

1、拟订活动方案,通知参加活动的供应商,并与之洽谈活动 所需人员、场地、物品等事项。 2、视情况制定费用标准。 3、采购经理审核、签批。 4、店长审核。

财务部

收取费用,开具收据。

企划部

1、审核收据。 2、企划部通知相关部门配合工作。

14

订货管理作业流程
每周日、周三卖场编制手工补货申请单

由卖场课长、营运经理审核签字,于每次 日早上十点前交采购部

采购员凭手工单录入电脑采购订单

未下单或数量更 改的需在手工单 上注明

采购员列印采购订单

连同手工补货申请单交经理、总经理签字

手工单返回营运部

电脑订单传真至供应商

传真后原件当天交收货部收货

供应商送货

三天内未到货收 货部通知采购部

备注:1、商品到货率要求不低于 60%,办公室助理每月 30 日查供应商平均到货率,未达到到货率要求, 按 20 元一家处罚采购员。 2、七天内未到货收货部原单返回超市办公室助理处,同时处罚采购员 20 元一家(如未能提出合理 的客观原因) 。 3、卖场同一种商品连续两周缺货,采购员处罚 20 元(1)采购员已下单未到货(2)卖场未下单, 卖场员工处罚 5 元/个,主管 5 元/个(如未能提出合理的客观原因) 。

15

商品收货流程
供应商送货至收货部或指定收货地点

收货部调出采购订单验收

与采购订单相符 收货部照单验收

与采购订单不符 则需会同采购商议处理方法

立即调整订单,收货部验收

拒收

验收后,收货部、防损在厂方送货单上签字并盖收货章

供应商持已盖章送货单及电脑订货单到录入组

录入员凭三方签字的厂方送货单及电脑订货单编制验收入库单

录入员凭三方签字的厂方送货单在电脑上审核验收入库单

列印验收入库单(一式三联) ,另 印一张有售价无进价验收入库单

每天晚上八点前, 交超市办公室助理 转卖场相关负责区域主管 (如新品需 附价格标签)

收货部、供应商共同在验收入库单上签字,并加盖收货章

一联交财务

一联留底录入组

一联交供应商

16

商品调价流程

根据经营需要或接供应商通知

采购手工编制调价单

卖场编制调价单交课主管签名, 并交采购签名确认

经理、副总经理审核签字

录入员凭手工单录入电脑调价单 (紧急调价必须在 20 分钟完成调价工作,超过罚款 10 元/张单)

调价生效

列印电脑调价单(一式两联)

打印价格标签牌

交超市办公室

第一联财务凭单记帐

第二联交卖场更换价格 牌

备注:1、录入组每晚查询调价到期商品明细 2、如有已到期商品,录入员打印商品明细表交营运部签收 3、营运部当晚更换标签 4、如有价格差异,查明原因后承担相应责任并处以 5 元/个罚款

17

采购订货流程

新品、促销商品、零库商品,采购制定订单(订单需注明)

卖场营运经理签名确认

经理、总经理审核签名

接收货作业流程

18

价格牌管理流程
标价牌要求: 1、 一货一签。 2、 货签对位。 3、 端架商品最少一层一签。 4、 堆头商品一个堆头一个 POP,最多不超过 2 个 POP。 5、 标价牌位置统一放至商品左上角。POP 统一高度,位置正上方。 6、 标签颜色规定 正常商品(蓝色) 促销商品(黄色) 堆头正常商品(大蓝) 堆头促销商品(大黄) 新品(绿色) 海报商品(蓝色) 进口商口(绿色) 每日特价(红色) 7、所有标签不得下架,缺货商品必须加缺货标示。 流程一(新品) : 录入组按新品订货单制定电脑验收单

录入组按电脑验收单打印有售价无进 价的验收单及价格标签交营运部

营运部在一个工作日内把新品上架及作 好标示(如未完成一次警告,二次罚款 10 元/次) 流程二(卖场申请标签) :

卖场填写标价签、POP 申请单(破损、被盗、调整)

课主管签名确认

交录入组打印

POP 由美工书写

卖场重新摆放
19

退换货流程

卖场员工编制《退换货申请单》 (一式二联) 单张错误累计 3 个以上, 连续 3 次错误罚款 5 元。

经营运部课主管签字审核

一联留底

一联交采购员签名确认 (48 小时内) 采购员超过 , 时间确认,罚款 20 元一单

录入组凭手工单录入退货单(24 小时内) 录 入 组 超 过 时 间 确 认 罚 款 20 元
录入组凭手工单录入退货单(24 小时内) 录入组超过时间确认罚款 20 元一单

原单返回营运部

一单

营运部当天内携电脑退货单及实物退仓库, 营运部超时间退货直接责任员工罚款 10 元, 课主管罚款 10 元,营运经理罚款 5 元

仓库退货到供应商: (1)供应商已送货未退货仓库直接当班人罚款 20 元 一单,主管罚款 10 元一单 (2)退货商品保管不善或数量有误,由仓库人员赔偿 并罚款 10 元一个 (3)仓库每周书面汇总退货供应商明细交采购部,如 未通知罚款 10 元一单 (4)已打电脑退单,由仓库一同通知采购,两周未退 货由采购员承担全部金额(如供应商仍能在一周 内退货,采购员可不用承担退货金额,但罚款 10 元/单,特殊情况有客观合理理由除外)

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