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外贸跟单


第 1 步:当业务员和客户在网上进行沟通,确定初步意向后。客户通过快 递把样品和加工的细节数据传过来。此时,将样品和相关的加工制作的要 求通过打样申请单反映出来。之后,经过业务部经理签字,将样品和打样 单(打样单要复印一份,正本留自己保存。)给打样室进行打样。 第 2 步: 样品出来后通过快递寄给客户, 注意及时向快递询问 UPS 号。 第 3 步:客户确认样品并将样品寄回,同时下单。 第 4 步:根据回传样品,制做简单的定货单给技术部。定货单要业务 员和部门经理签字。将单和样品留技术部。要求其制作工艺流程。 第 5 步:之后将合同传给财务部签字和老总签字。并连同工艺流程样 品 3 样物品,下正式的订货单。订货单要根据合同来做,把品质要求,包 装要求,和备注事项,交货日期。写清楚。之后把订货单复印 5 份,分别 传生产-品管-财务-物控-出货。并在正本上签字。正本订货单留给自己。 把工艺流程书复印 5 份, 传财务-技术部-物控-生产-品管。 正本留技术部, 副本自己留着。 第 6 步:将合同复印 2 份,正本自己归档。副本分别传老总办公室和 财务负责人。 第 7 步:及时反映工厂在生产过程中的问题,并和业务员沟通。在业 务员和客户沟通达成协议后,将结果通过工作联系单将变更要求传达到生 产车间。工作联系单正本留己,副本传达。 第 8 步:快出货时,联系货代。做报关单据。并提前寄交货代。若生 产有问题,导致不能即使出货要提前通知货代,以便其另做船期安排。 第 9 步:若即使完货。则提前两天将货代传来的进仓单或相关单据交 给出货部门。并将出货通知单复印 3 份,传生产-品管-出货部。正本留己。 第 10 步:即使做好议付单据连同货代送来的提单进行议付。如前 T/T 下,则先传副本给对方,要其付款。L/C 项下,则交由财务部到银行进行相 关事项。 第 11 步:到核销单等相关单据回来后,将单据交由财务部进行结汇, 办理核销退税手续。 以上所有自己保存的单据按合同和客户编号先后顺序进行分档管理。 以服装跟单为例,跟单过程如下: 一般程序如下:接受客户指示单,分析产品来料,采购来料,制作样 品(主要下工厂了解样品的落实情况,生产工艺适合客户的产品要求,紧 抓生产进度满足交货日期),发样品给客户认可,大货投产。制作过程烦 琐易出错,加工工厂会给你麻烦的,客户也会的,要做好心理准备。 一、 工艺单 1.先对工艺单进行文字处理,翻译成中文。 2.参照和对照往年的工艺单进行核对(主要指老客户),研究是否有 新的变化或者是有不对的地方,着重看一下有无特殊要求,工艺单指示不

明的地方要及时和客户沟通,如客户有不明白的地方可按照订单常规操作 要求处理。 3.对着工艺单进行逐项检查: (1)首先是主料,如面料的品种、纱支、 结构、克重、颜色(特别注意特殊色,如麻灰);(2)辅料,包括拉链(是 否特指,如 YKK)、绳、扣、风眼、花边、松紧带、梭织布(应注意是否需 要染色)、横机罗纹、主标、水洗标、吊牌、装饰牌等。 4.对照工艺单认真研究印、绣花及其它处理方式,如面料丝光、水洗、 扎染等(有关 HTP 订单中对印、绣花方面没有详细的资料,甚至在最初打 样时连印花颜色、印花尺寸也没有明确指示,客户只有一个要求:效果好 就行。虽然客户把这个权利给了工厂,但也给工厂带来一定难度,要揣测 客户的心态,自己要主动去创新设计一些东西。在这点上,应尽快适应客 户的这种要求)。 二、 核价 认真研究完工艺单后,安排进行核价,即填写核价单,在填写核价单 时一定要清晰、认真,经过谁手该把关的没把好关的要负首要责任;建议 跟单员最好整理一份工厂面料、纱支、克重、幅宽一览表,以便以后核价 遇到相同的面料时,可按固定的工艺去填制核价单,印、绣花价格最好也 有价格一览表。 1.核实工艺单上客户要求的纱支、克重、幅宽或有关面料生产的生产 难易度,主要是与染整厂沟通,落实确定后,明确面料有关资料,以便工 艺人员核算用料时与染整厂核对面料幅宽、克重资料,注意面料的纱支与 克重的对比,方便用料的核算。 2.工艺室人员进行有关工艺用量的计算,此时要对辅料情况(特别是 百家好事客户对辅料一般都是指定厂家,要对辅料的价格进一步落实好, 以免大货投产后出现价格上的差异)进行详细解说,问明客户哪些辅料属 于客供及印花的种类及绣花线的种类,避免遗漏,客户有特殊要求的,更 是需要特别说明。 3.生产车间对照工艺单,进行生产量及加工费的计算,由于车间是参 照工艺单进行计算,好多内容仅是“纸上谈兵”,因此有条件的尽可能提 供样衣, 对于工艺单上或是客户特别指示的, 要一并详细告知(最好是书面) 生产部门,以便尽可能核算准确。 4.汇总资料,核算价格。由于核价员习惯于按照自己知道的资料进行 核价,因此在客户有特殊要求的时候,一定要有明确指示并做相关提醒, 如面料有特殊要求(有无水洗等),辅料比较奇特,印、绣花价格等。所 有这一切,都必须详细准确的写到核价资料或者是工艺单里,以便以后备查。 5.报价时如对某些辅料及印、绣花价格不明确的,报价时要注明所列 辅料及印、绣花的价格,如百家好事订单经常会指定辅料厂,而唯嘉、欧 美订单牵扯到面料检测及成衣检测(客户指定辅料,跟单员一定要注意,

如果跟单员没明确标注,跟单员要负主要责任;所有担当学会看核价单上 的资料,一定要看清楚,把经手的资料要做到心中有数;有特殊要求的, 一定要告诉核价员)。 我做单证做到心力交瘁 三、备样 一般来说,报完价后,如客户觉得价格接近或者是可以接受,会要求 安排备样(原则上先谈价格,后打样;对新客户原则上不备样,备样要收 样品费)。备样时主要注意(备样时关键在于保证交期及质量,因此我们 经手的资料务必要准确,与客户要求一致,才能保证样品及时得到确认, 避免重复返工): (一)样品 1.款式样:一般来说款试样主要是看做工的,可以用代替面料,但当 有配色时,一定要搭配合适才行,尺寸做工完全按照客供指示及要求。 2.确认样:作为确认样,客户看重的是,颜色要对,辅料要齐,印绣花 也要按照要求的去做,特别是代表大货面料一定要好。因为一般来说,确 认样是给设计师看的,所以一定是好的和准确的,符合设计师口味的,此 项工作非常重要.如果做得不好,可以说前功尽弃,一切都是白费。 3.产前样: 一般来说是在大货面料出来以后, 为了保证大货的准确性, , 在裁剪前,做给客户看得样品,代表大货水平,也是客户对大伙的检验。 为了生产的方便,要求产前样必须符合客户对大货的一切要求,避免出现 生产损失,安排起来一定要快。对于 HTP 订单,大货下来后,再安排做大货 产前样,待产前样确认后,进行大货生产。HTP 订单不要求打印、绣花样。 4.广告样:广告样一般来说是在订单确定后,大货出货前,客户用来 扩大宣传,增加销售量的样品,齐色齐码,外观效果要好,一定要起到门 面作用(广告样必须提前安排,不能临近再下备样)。 5.齐色样:此项要求的客户比较少,可以灵活掌握。对于 HTP 的订单, 客户要求在工艺单下达后,安排做销售样,而且对于不好找的辅料可用类 似或接近的代替,样衣发走后,安排核价、报价,然后等客户确认意见。 6.水洗样:要保证成衣水洗尺寸,必须做好前提工作面料缩水率。 7.船样:大多数客户船样要并到大货里,如该并入大货收费的船样未 并入大货,跟单员应负主要责任。 (二)色样 1.色样,制作要好看、及时,保存要完整,一式三份:自己必须留存 一份,以免以后的生产过程中,对大货的颜色进行核对,问明客户是在自 然光还是在灯光下对色,以便及时确认。 2.纱样。 3.布样,如麻灰:如客户指定麻灰色号时,可与客户沟通直接进行大 货生产,如有客户布样,可找一些颜色比较相近的布样待客户确认。色样

在涉及到麻灰或烟灰色时,最好是让客户指定华孚或金兰纱卡上的色号, 便于采供部门购纱。 (三)印、绣花样 首先是要求尽可能用正确颜色的布、线打样,特别是绣花,绣花线一 定要用正确颜色,如确有难度,可以与客户沟通,变通安排。印、绣花资 料必须保证准确,如颜色搭配、花型等,要及时同客户沟通不明确的地方, 争取缩短确认周期(印、绣花打确认样时间:原则上从业务员将印、绣花资 料转交外协员后三日内应将确认样转业务员,外协员要注意打确认样布料 的颜色一定要正确,确认样原则上要检验合格后才能出厂,对确认样跟单 员也要进行检查,由跟单员将确认样寄给客户确认,客户确认后的确认样 要及时转生产厂,并做好交接记录)。外协员要对以前及以后外加工的印、 绣花价格等资料进行汇总,便于以后出现同类加工业务时方便查询。 (四)辅料 由于我们的辅料开发有一定局限性,因此安排辅料时一定要尽可能广。 如同行、客户及其它部门,在此特别指出的是网络查询,重点是快!!光 客户要求的辅料确有一定难度时,及时与客户协商处理意见。辅料管理员 要对以前及以后采购的辅料价格等资料进行汇总,便于以后出现同类辅料 时方便查询。对于 HTP 的订单,辅料多而且杂,要特别注意染色问题,如 梭织布,人字带等;还有一些辅料虽然好找,但达不到辅料厂的起订量, 工厂不愿意做,本着客户一般确认销售样上的辅料的作风,因此,应在打 样时,就考虑找一些好做、好找的辅料,减少大货生产不必要的麻烦。辅 料总体要求为价格低及质量好,因此广泛汇总各辅料厂资料是非常必需的, 以后再遇到此类辅料时能有据可查。辅料打确认样时间:原则上从业务员 将打辅料确认样的资料转交辅料管理员后三日内应将确认样寄给客户确认。 作赢外贸单证必会的 18 步流程 四、合同的执行 在征得客户同意或签定合同并确认客户已执行合同后 (如开 L/C、 电汇、 预付款等),以 L/C 结算的,要尽快催信用证,以预付款结算的,款要及 时催,以电汇结算的,风险较大,通常适用于老客户。下达生产通知单, 生产通知必须尽可能资料齐全、完备、正确,并在指令下达后落实相关部 门在合理的时间内接收到了正确的指令,并已开始执行。向生产厂要生产 计划,监督生产指令在各环节中的进行,保证其顺畅。如有客户资料未到 时,要及时与相关部门和客户进行沟通和调解,做出最合理的生产计划。 五、确认 在合同签定后,对于担当来说,确认工作是最重要的。在安排确认时, 要掌握以下几条原则: a) 首先排列生产计划,盘查确认点,首先要清点好辅料,核对好来料 颜色是否一致,特别是对主、辅料的盘查,保证生产安期顺利开始。

b) 监督和督促生产计划,确认所有保证生产顺利进行的有关指示,书 面或实物已交待到有关部门的责任人心中,并已得到认真执行。如正确的 工艺单、样品、印绣花样、客户的最终确认意见或修改意见要及时传达, 对生产中出现的各种问题进行监督、反馈,对于生产中出现的问题要及时 和客户进行沟通和处理。 c) 核对所有来物,与客户确认意见相符一致。 d) 要注意客户的变更,如面料颜色、合同数量,如出现变更,要在第 一时间内通知生产部门,减少不必要的损失。 六、合同的跟踪 在合同的执行过程中, 要准时填报跟单表, 及时给客户报告生产进度, 并要及时汇总资料,整理订单,避免出现疏漏的地方,并及时与客户和生 产部门沟通,对出现的意外情况要及时处理,如上报、与客户协商拖期、 协调有关部门采取补救措施等。 在临近交期时,如生产过程中如有妨碍大货交期无法按合同顺利执行 时,必须事先通知客户;当大货生产过程中,缝制、印花、绣花等出现妨 碍生产顺利进行时,一定要及时通知客户(同时发样给客户)采取有关补 救措施。 为了大货生产能够顺利进行,首先要及时去生产厂看每天的生产情况。 对于客户确认迟缓或者提供一些资料不及时,除了沟通之外,还应有书面 形式传真于客户或者把生产进度情况告诉客户,并提醒有可能影响交期, 同时,要排查生产环节中还可能存在的问题,要及时汇总情况,尤其是辅 料。 品管主管要会同品管员一起在大货交货前对产品进行检验,并出具验 货报告单(对于发现的问题要提出整改建议和防范措施);客户来我司验 货时,品管主管或品管员要陪同客户一起验货,并做好记录。 七、出货 根据合同的规定及与客户协商的最后结果,及时安排出货(HTP 的客户 可能不止一个,他对于箱唛、条形码、包装袋会有不同要求,应当引起注 意,并以书面形式下达给车间)。 1.出货时间、数量、入货时间,及时通知相关部门(根据入货通知时 间及时安排发货,如不能保证交货,衣时同船运公司或客户协商处理)。 2.订舱、报关。 3.办理内部发货手续。 4.船样及相关事宜,船样一般在大货出货前一周给客户寄出。 部分单 据遗失,如何处理? 八、发票的开具及货款回收 国际业务部单证员负责外销产品发票的开具,并负责填写开具外销发 票的相关表格;国际业务部核算员负责内销产品发票的开具,由跟单员负

责填写开具内销跟单员负责内销货款的回收,及时督促客户办理,加快我 司的资金周转。对于外销产品货款的结算方面,信用证结算的,由跟单员 督促客户及时为我司开具信用证,单证员负责对信用证的内容进行审核; 电汇方式结算的,要在发货后,及时督促客户付款,避免坏帐损失的发生。 九、报帐 对于我部门负责的采购及加工业务,要及时与生产厂进行对帐,在业 务结束确认无误后,让对方开具符合我司要求的增值税专用发票,并按我 司相关文件规定进行及时报帐。 对于费用方面的报帐:差旅费,出差归来后,要及时报帐,具体按公 司文件执行;其他费用的报帐,力求在费用发生的当月进行报帐,避免费 用跨月报帐,影响公司及部门的利润核算。 十、资料的整理与归档 本部门所有人员对于自己负责的所有资料要及时进行整理并归档,保 持桌面清洁、资料摆放有序,分配到个人的档案橱要及时进行整理,保持 资料的整体外观和实用性,不准乱放;对于公用部分的办公用品等,要及 时进行整理,个人的资料、样品、样布等不准随意乱放,如发现随意乱放 者,将对责任人进行处罚。 十一、产品的售后服务发票的相关表格。
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图书信息
书 名: 外贸跟单 作 者:余世明 出版社: 暨南大学出版社 出版时间: 2009 年 11 月 ISBN: 9787811353945 开本: 16 开 定价: 48.00 元 内容简介 《外贸跟单基础理论与实务》针对基层外贸人员的特点,汇集了大量 的案例或例题,精简理论知识部分,增加案例分析的比例,力求通过案例 说明问题。而且案例分析深入浅出,做到一个案例解释一个知识点。书中 的跟单案例、外贸单证和外贸英语函电介绍贴近实际,并且尽可能采用公 司实际外贸单证,避免人为编造,提高学习者的感性认识,方便业务员工 作时模仿参考。 《外贸跟单基础理论与实务》不仅可作为全国外贸跟单员培训认证的 指定用书,还可作为涉外各类考证和各类干部培训国际商务基本知识的参

考书,也可作为在岗外贸跟单员案头的工具书,以及有志于从事国际商务 工作人员的自学用书。


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